Háttér
A Virginiai Biztosítási Hivatal (a Hivatal) a köz közérdekét szolgálja az biztosítótársaságok, ügynökségek és ügynökök szabályozásával, engedélyezésével és vizsgálatával. Küldetésük, hogy biztosítsák, hogy minden virginiai lakos hozzáférjen megbízható biztosításhoz, és hogy minden biztosítási entitás és szakember tevékenységét a Virginia állami törvényekkel összhangban végezze.
2020 elején a Hivatal a Prometricet választotta új nemzeti szolgáltató partnerévé több hatáskör számára. Több mint 10 év után a meglévő vizsgatartalom és -szolgáltató mellett a Hivatal adatinak migrációja, üzleti szabályok kidolgozása, teszt tartalom megállapítása és vizsgák közzététele mind a megvalósítás hatálya alá tartozott. Ezen kívül a Hivatalhoz való szoros kapcsolat kiépítésének hangsúlyozása, valamint a Prometric kiterjedt tapasztalata és a szabadalmaztatott megvalósítási kézikönyvünkben körvonalazott folyamatok alapvetőnek bizonyultak a sikeres változáskezelési folyamat biztosításához.
Helyzet
2020 márciusában a Hivatal programjának megvalósításának korai fázisai egybeestek a COVID-19 járvány kezdetével—ami arra kényszerítette a hagyományos személyes megvalósítási folyamatot, hogy távoli formára módosuljon. Míg a Prometric kulcsfontosságú megvalósítási és fiókkezelési vezetői személyesen találkozhattak a Virginiai Biztosítás kulcsfontosságú érdekeltjeivel a globális járvány előtt, ami segített alapozni a pozitív kapcsolatra, elengedhetetlen volt, hogy a személyes interakciók elvesztése ne akadályozza a folyamatos és együttműködő partnerség biztosítását. Ezen kívül, a járvány miatt leállt minden üzleti célú utazás, és a járvány kitörése kényszerítette a Prometricet arra, hogy nehéz, de elkerülhetetlen döntést hozzon a globális tesztközpont-hálózat ideiglenes bezárásáról, hogy korlátozza az új koronavírus terjedésének kockázatát. Ez bizonytalanságot teremtett a Hivatal vizsgaprogramjának központi teszteléssel való elindítását illetően az eredeti szerződéses dátum, 2020. június 1. előtt. Ezen kívül, mivel a Hivatal meglévő szolgáltatója sem tudta biztosítani a központi vizsgák lebonyolítását ebben az időszakban, a gyors megvalósítás szükségessége, hogy elkerüljük a nagyobb jelölt hátralékot, még sürgetőbbé vált.
Stratégia
A zökkenőmentes átmenet és a folytatás biztosítása érdekében a Virginiai Biztosítás vizsgaprogramjának szerződéskötéstől a megvalósításig, a Prometric kickoff találkozókat tartott, hogy megkönnyítse a bevezetést a Virginiai Biztosítás tapasztalt Prometric megvalósítási menedzserével és fiókcsoportjával, akik kulcsfontosságú stratégiai és operatív támogatást nyújtanak; áttekintették a megvalósítási ütemtervet és a szerződés követelményeit; létrehoztak egy ütemezést és formátumot a projektmegbeszélésekhez, beleértve a befejezendő fő feladatokat, dátumokat és felelősöket; és jobban megértették a jelenlegi ügyfél folyamatokat és a programot. Miután a projektmegbeszélések személyesen már nem valósulhattak meg, a Hivatal és a Prometric kihasználta a Microsoft Teams és a videó lehetőségeit, hogy virtuális, folyamatos érintkezési pontokat tartsanak, amelyek biztosították a határidők betartását és segítettek a partnerségi alap megépítésében.
A Hivatal programjának vizsgatartalmi részének megvalósításához a megvalósítási menedzser és a fiókcsoport találkozókat tartott a Prometric tesztfejlesztő és közzétételi csapataival, hogy ütemezési kérelmet nyújtsanak be a vizsgák számának és az első vizsgakezelési dátum alapján, és létrehozzanak egy tesztkövetelmény dokumentumot a Hivatallal a tartalmi és nem tartalmi elemekhez. A járvány miatt a személyes vizsgáztatási workshopot törölték, ami két hetes késlekedést eredményezett, mivel virtuális üléseket kellett tervezni, és a résztvevőket értesíteni kellett a közzétételi ütemtervek és a vállalt éles dátumok figyelembevételével. A tesztelési szempontból a Prometric és a Hivatal együtt dolgozott a jelölt áramlás és tapasztalat megértésén, hogy beállítsák a regisztrációt és az ütemezést, létrehozzák az összes belső és külső kommunikációt a szükséges érintettek és jelöltek számára, és kiépítsék az önkiszolgáló jelentési lehetőségeket.
Azáltal, hogy bizonytalanság állt fenn arról, mikor nyithatnak újra a Prometric tesztközpontok, és felismerve a váratlan események hatását az elmúlt hónapokban a vizsgázók vizsgákra való beiratkozására és a biztosítási iparban való karrier folytatására, a Prometric és a Hivatal gyorsan cselekedtek, hogy a ProProctor™ távoli felügyeleti megoldást is beépítsék a programhoz megvalósított szolgáltatásokba. Ez a megoldás, amely ugyanazt a szoftvermegoldást használja, mint a központi tesztelés, hogy minden jelölt számára azonos felhasználói élményt nyújtson a tesztelési életciklus során, úgy került bevezetésre, hogy nem befolyásolta a megvalósítás eredeti ütemtervét, és nem jelentett további költséget a Hivatal vagy a Virginia biztosítási engedéllyel rendelkező jelöltek számára.
Az első vizsgakezelési nap előtt a Prometric a Hivatallal együttműködve figyelemmel kísérte a jelöltek regisztrációját, beleértve, hogy mely tesztközpontok tudtak újraindulni a járvány alatt; hány jelöltet ütemeztek központi tesztelésre és hányat távoli értékelésre; és bármilyen jelölt ütemezési problémát vagy aggályt. A Prometric idővel további helyeket is azonosított, hogy hozzáadja azokat a piacokhoz, ahol a biztosítási engedéllyel rendelkező jelöltek tesztelhettek—növelve a tesztelési hozzáférést.
Eredmény
A Prometric és a Hivatal képes volt együtt dolgozni, hogy sikeresen megvalósítsák programjukat és időben elindítsák első vizsganapjukat, mind központi, mind távoli lebonyolítással. A Prometric legjobb gyakorlatai részeként az első vizsganap adminisztrációjához a Prometric parancsnoki központja figyelemmel kísérte a tesztműveleteket, hogy minden zökkenőmentesen menjen. Ezen kívül a Prometric megvalósítási és fiókcsoportjai összegyűjtötték a jelöltek eredményeit és a tesztelési statisztikai adatokat a Hivatal általi felülvizsgálatra előre megállapodott jelentési mechanizmusokból.
„A Hivatal és a Prometric között az elmúlt hónapokban kiépített kapcsolat a teljes átláthatóságon és a hajlandóságon alapult, hogy együtt dolgozzunk a megvalósítás során felmerülő kihívásokon vagy lehetőségeken. Ez a bizalom lehetővé tette a párbeszédet, amely segített nekünk átlépni a járvány által okozott akadályokat, hogy teljesítsük az összes szállítandót és a vállalt éles dátumot, biztosítva, hogy a Közösség engedéllyel rendelkező szakemberei továbbra is eleget tehessenek választóik biztosítási szükségleteinek.”
Richard Tozer, Ügynöki Engedélyezési Menedzser, Virginiai Biztosítási Hivatal
Letöltés Sikerült Történe