Háttér
A Virginiai Biztosítási Hivatal (a Hivatal) a közérdek szolgálatában működik, szabályozza, engedélyezi és vizsgálja a biztosítókat, ügynökségeket és ügynököket. Küldetésük, hogy minden virginiai lakos számára hozzáférhetővé tegyék a megbízható biztosítást, és hogy minden biztosítási entitás és szakember tevékenysége megfeleljen a virginiai törvényeknek.
2020 elején a Hivatal a Prometric-et választotta új nemzeti szállítópartnerének többféle hatáskörhöz. Több mint 10 év együttműködés után a meglévő vizsgatartalom és szállító szolgáltatóval a Hivatal adatainak migrációja, üzleti szabályok kidolgozása, vizsgatartalom létrehozása és vizsgák közzététele mind a megvalósítás hatáskörébe tartozott. Továbbá, a Hivatalhoz való szoros kapcsolatok kiépítésére helyezett hangsúly, valamint a Prometric kiterjedt tapasztalata és a szabadalmaztatott megvalósítási kézikönyvünkben vázolt megállapított folyamatok alapvetőnek bizonyultak a sikeres változáskezelési folyamat biztosításában.
Helyzet
2020 márciusában a Hivatal programjának korai fázisai egybeestek a COVID-19 világjárvány kezdetével, ami miatt a szokásos személyes megvalósítási folyamatot távolira kellett átalakítani. Míg a Prometric kulcsfontosságú megvalósítási és fiókkezelési vezetői személyesen találkozhattak Virginia Biztosítás kulcsszereplőivel a világjárvány előtt, ami segített a pozitív kapcsolatok alapjainak megteremtésében, elengedhetetlen volt, hogy az arc-arányos interakciók elvesztése ne akadályozza a folyamatos és együttműködő partnerség biztosítását. A járvány miatti üzleti utazások leállítása mellett a világjárvány kezdete arra kényszerítette a Prometric-et, hogy nehéz, de szükséges döntést hozzon a globális tesztközpont-hálózatának ideiglenes bezárásáról, a koronavírus terjedésének kockázatának csökkentése érdekében. Ez bizonytalanságot teremtett azzal kapcsolatban, hogy a Hivatal vizsgaprogramja képes lesz-e a tervezett központi vizsgákkal a június 1-jei eredeti szerződéses dátummal elindulni. Továbbá, mivel a Hivatal meglévő szolgáltatója sem tudta lebonyolítani a központon belüli vizsgákat ebben az időszakban, a gyors megvalósítás szükségessége, hogy elkerüljük a nagyobb jelölti hátralékot, még sürgetőbbé vált.
Stratégia
A zökkenőmentes átmenet és a folyamatosság biztosítása érdekében a szerződés aláírásától a Virginia Biztosítás vizsgaprogramjának megvalósításáig a Prometric kick-off találkozókat tartott, hogy bemutassa Virginia Biztosítás tapasztalt Prometric megvalósítási menedzserét és fiókcsapatát, akik kulcsfontosságú stratégiai és operatív támogatást nyújtanak; áttekintsék a megvalósítási ütemtervet és a szerződés követelményeit; létrehozzanak egy ütemezést és formátumot a projektmegbeszélésekhez, beleértve a befejezendő fő feladatokat, dátumokat és felelősöket; valamint jobban megértsék a jelenlegi ügyfélfolyamatokat és a programot. Miután a projektmegbeszélések már nem tarthattak személyesen, a Hivatal és a Prometric kihasználta a Microsoft Teams-t és a videókat virtuális, folyamatos érintkezési pontok lebonyolítására, amelyek segítettek a határidők betartásában és a partnerségi alapok kiépítésében.
A Hivatal programjának vizsgatartalmi részének megvalósításához a megvalósítási menedzser és a fiókcsapat találkozókat szervezett a Prometric vizsgafejlesztő és kiadói csapataival, hogy ütemezési kérelmet nyújtsanak be a vizsgák számának és az első vizsga lebonyolítási dátumának megfelelően, és létrehozzanak egy vizsgakövetelmény-dokumentumot a Hivatallal a tartalmi és nem tartalmi elemeikhez. A járvány miatt a személyes vizsgafelülvizsgálati workshopot törölték, ami két hetes késést eredményezett, mivel virtuális üléseket terveztek, és a résztvevőket értesítették a közzétételi ütemezések és a megvalósítási határidők figyelembevételével. A vizsgák lebonyolítása szempontjából a Prometric és a Hivatal együttműködött a jelölti áramlás és élmény megértésében, hogy beállítsák a regisztrációt és ütemezést, létrehozzanak minden belső és külső kommunikációt a szükséges érdekelt felek és jelöltek számára, valamint önkiszolgáló jelentési lehetőségeket alakítsanak ki.
A Prometric tesztközpontok újranyitásának bizonytalansága és a közelmúlt váratlan eseményeinek hatásainak elismerése érdekében, amelyek befolyásolták a vizsgázók vizsgákra való bejutásának és a biztosítási iparban való karrierépítésének lehetőségét, a Prometric és a Hivatal gyorsan lépett, hogy a ProProctor™-t, a Prometric távoli felügyelői megoldását is beépítse a program megvalósítási szolgáltatásaiba. Ez a megoldás, amely ugyanazt a szoftvermegoldást használja, mint a központon belüli vizsgák, hogy minden jelölt számára azonos felhasználói élményt nyújtson a vizsgázási életciklus során, anélkül történt, hogy bármilyen hatással lett volna a megvalósítás eredeti ütemezésére, vagy hogy további költségeket jelentett volna a Hivatalnak vagy a virginiai biztosítási engedéllyel rendelkező jelölteknek.
A legelső vizsga lebonyolítási napja előtt a Prometric együtt dolgozott a Hivatallal a jelöltek regisztrációjának nyomon követésében, beleértve, hogy mely tesztközpontok tudtak újraindulni a járvány alatt; hány jelölt volt beütemezve a központon belüli vizsgákra szemben a távoli értékelésre; és bármilyen jelölt ütemezési problémát vagy aggályt. A Prometric idővel további helyeket is azonosított, hogy hozzáadja azokat a piacokhoz, ahol a biztosítási engedélyezési jelöltek vizsgázhattak—növelve a vizsgázási hozzáférést.
Eredmény
A Prometric és a Hivatal együtt tudott működni a program sikeres megvalósításában és az első vizsganap időben történő elindításában, mind a központon belüli, mind a távoli lebonyolítás esetében. A Prometric legjobb gyakorlatai részeként az első vizsganap lebonyolításához a Prometric parancsnoki központja nyomon követte a vizsgaműveleteket, hogy biztosítsa, hogy minden zökkenőmentesen menjen. Ezenkívül a Prometric megvalósítási és fiókcsapatai összegyűjtötték a jelöltek eredményeit és vizsgastatisztikai adatait a Hivatal átvizsgálására előre megállapított jelentési mechanizmusok alapján.
„A kapcsolat, amelyet a Hivatal a Prometric-kel az elmúlt hónapokban kiépített, a teljes átláthatóságon és a megvalósítás során felmerült kihívások vagy lehetőségek közös megoldására való hajlandóságon alapult. Ez a bizalom lehetővé tette a párbeszédet, amely segített nekünk átlépni a világjárvány által létrehozott akadályokat, hogy teljesíthessük az összes teljesítendő feladatot és a megvalósításra vállalt határidőt, biztosítva, hogy a Közösségben a licencelt szakemberek továbbra is kielégíthessék az állampolgárok biztosítási igényeit.”
Richard Tozer, Ügynöki Engedélyezési Menedzser, Virginiai Biztosítási Hivatal
Letöltési Siker Történe