Kebijakan pribadi

Kebijakan Privasi Prometrik

Pembaruan terakhir: September 2023

Informasi Umum

Prometric LLC adalah perseroan terbatas Delaware, AS, dengan tempat usaha utama berlokasi di 1501 South Clinton Street, Baltimore, Maryland 21224 AS (selanjutnya, “Perusahaan”, “kita” atau “kita”). Prometric dapat bertindak sebagai pengontrol data atau pemroses data tergantung hubungannya dengan subjek data.

Kebijakan Privasi ini (“Kebijakan”) telah dirancang dan diterapkan sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan di sini, untuk menjelaskan praktik kami mengenai pengumpulan dan pemrosesan Data Pribadi tentang kandidat pengujian, klien, kontraktor, dan mitra. Prometric memberikan perhatian khusus terhadap penghormatan terhadap privasi dan Data Pribadi serta berkomitmen untuk mematuhi Kebijakan ini dan sesuai dengan Hukum yang Berlaku.

Secara khusus, Perusahaan berkomitmen untuk mematuhi seluruh undang-undang perlindungan data di tempat perusahaan beroperasi, termasuk:

• Peraturan (UE) 2016/679 Parlemen dan Dewan Eropa tanggal 27 April 2016 tentang perlindungan individu sehubungan dengan pemrosesan data pribadi dan pergerakan bebas data tersebut, dan mencabut Petunjuk 95/46/EC (Peraturan Perlindungan Data Umum) (“GDPR”);
• Undang-Undang Privasi Konsumen California tahun 2018 (“CCPA”), sebagaimana diubah oleh Undang-Undang Hak Privasi California tahun 2020 (“CPPA”);
• Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Republik Rakyat Tiongkok (“PIPL”);
• Peraturan perlindungan data relevan lainnya di tempat Perusahaan beroperasi.

“Hukum yang Berlaku” mengacu pada undang-undang perlindungan data negara yang relevan atau peraturan yang berlaku terkait dengan perlindungan data.

“Data Pribadi” berarti informasi apa pun yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi.

“Pemrosesan” berarti setiap operasi atau rangkaian operasi yang dilakukan terhadap Data Pribadi atau kumpulan Data Pribadi, baik dengan cara otomatis maupun tidak, seperti pengumpulan, pencatatan, pengorganisasian, penataan, penyimpanan, adaptasi atau perubahan, pengambilan, konsultasi, penggunaan, pengungkapan melalui transmisi, penyebaran atau penyediaan, penyelarasan atau kombinasi, pembatasan, penghapusan atau penghancuran.

1. Jenis Data Pribadi apa yang kami kumpulkan?

Prometric mengumpulkan Data Pribadi berikut tergantung pada hubungan Anda dengan Perusahaan dan Hukum yang Berlaku:

• Rincian kontak termasuk nama, alamat, nomor telepon, nomor identifikasi khusus negara, alamat email, informasi login dan kata sandi
• Tanggal lahir
• Jenis kelamin
• Detail penjadwalan tes kandidat
• Perincian penilaian ujian, termasuk nomor ID kandidat ujian, ujian yang diambil dan waktu ujian, nilai yang terkait dengan ujian tersebut, berapa kali ujian atau bagian ujian tertentu telah diambil
• Nomor Jaminan Sosial jika diwajibkan oleh sponsor tes untuk kandidat (AS)
• Informasi pembayaran dan lembaga keuangan
• Tempat tinggal dan negara kewarganegaraan
• Foto
• Tanda tangan
• Rekaman video
• Rekaman audio (sebagaimana diizinkan oleh hukum dan hanya di yurisdiksi tertentu)
• Informasi dari dokumen identifikasi, verifikasi, atau kelayakan
• Informasi Transaksi dan Hubungan termasuk elemen yang mengungkapkan pola pengujian kandidat, lokasi pengujian, hasil pengujian, dan informasi tentang bagaimana situs web dan aplikasi Prometric digunakan.

Selain itu, Prometric dapat memproses kategori Data Pribadi khusus, sebagaimana diizinkan oleh Hukum yang Berlaku, yang dapat mencakup:

• Biometrik (gambar dan templat sidik jari, gambar dan templat wajah)
• Informasi kesehatan atau data medis terkait dengan permintaan akomodasi pengujian dari kandidat tes
• Ras atau etnis, sebagaimana diizinkan oleh Hukum Yang Berlaku

2. Bagaimana kami mengumpulkan Data Pribadi Anda?

Dalam kebanyakan kasus, Prometric mengumpulkan Data Pribadi tersebut langsung dari subjek data individu.

Namun, dalam kasus lain, kami mungkin menerima informasi dari sponsor pengujian atau dari pemasok data pihak ketiga untuk membantu kami lebih memahami pelanggan kami. Ketika seorang kandidat mengunjungi situs web Prometric, mendaftar atau mengikuti ujian, menggunakan aplikasi kami, atau menghubungi kami, kami juga mengumpulkan informasi transaksi untuk tujuan layanan pelanggan.

Semua Data Pribadi yang dikumpulkan oleh Prometric melalui aplikasi seluler kami dilindungi dan diproses sesuai dengan ketentuan Kebijakan ini. Kami juga menawarkan pemberitahuan otomatis ("push") hanya kepada mereka yang memilih untuk menerima pemberitahuan tersebut dari kami. Tidak ada individu yang diharuskan memberikan informasi lokasi ke Prometric atau mengaktifkan pemberitahuan push untuk menggunakan aplikasi kesadaran seluler kami.

Pengumpulan Data Biometrik

Sistem Check-In yang Diaktifkan Biometrik dan platform pengawasan jarak jauh Prometric (dikenal sebagai ProProctor) dirancang untuk meningkatkan keamanan dan integritas proses pengujian dengan cara yang melindungi privasi kandidat pengujian sekaligus mengonfirmasi identitas kandidat pengujian. Teknologi ini digunakan untuk tujuan verifikasi identitas, untuk mendeteksi dan mencegah penipuan dan penyajian yang keliru, untuk menjaga integritas proses pengujian, dan meningkatkan keamanan pusat pengujian dan ujian yang diawasi dari jarak jauh.

3. Mengapa kami mengumpulkan Data Pribadi Anda?

Atas nama sponsor pengujian kami, Prometric mengumpulkan Data Pribadi Anda untuk tujuan:

• Menjadwalkan ujian ujian
• Memverifikasi identitas
• Mengelola tes dan pembayaran
• Mengelola permintaan layanan pelanggan
• Mendeteksi dan mencegah penipuan dan misrepresentasi oleh kandidat yang tidak berwenang
• Melakukan analisis data untuk menjaga integritas proses pengujian
• Melaporkan hasil tes kepada kandidat dan sponsor tes
• Melakukan kegiatan pemasaran, dengan tunduk pada Hukum Yang Berlaku

Untuk pemasok dan pihak ketiga lainnya, Prometric mengumpulkan Data Pribadi Anda untuk tujuan berikut:

• Manajemen dan administrasi pemasok
• Pemrosesan faktur
• Uji tuntas mengenai pemasok Anda dan persyaratan hukum lainnya

4. Apa dasar hukum pemrosesan Data Pribadi Anda?

Data Pribadi umumnya dikumpulkan dan diproses berdasarkan dasar hukum berikut:

• Persetujuan Anda untuk pengumpulan dan pemrosesan kategori khusus Data Pribadi.
• Persetujuan Anda jika diwajibkan oleh Hukum yang Berlaku untuk transfer data lintas batas.
• Kinerja kontrak yang mencakup pendaftaran dan penjadwalan tes, penyelenggaraan tes tersebut, pencegahan penipuan dan pemrosesan hasilnya.
• Untuk tujuan bisnis yang sah seperti pemrosesan faktur dan manajemen akun keuangan, tujuan pencadangan untuk memfasilitasi kelangsungan bisnis, manajemen pusat pengujian, perencanaan bisnis, manajemen kontrak, peningkatan layanan pengujian yang diberikan kepada pelanggan kami, mengusulkan layanan dan produk terkait kepada kandidat pengujian yang ada, situs web administrasi, pemenuhan, analitik, keamanan dan pencegahan penipuan, tata kelola perusahaan, perencanaan pemulihan bencana, audit, dan pelaporan
• Kepatuhan terhadap kewajiban hukum atau peraturan apa pun.

5. Pengungkapan Data Pribadi

Data Pribadi dapat dibagikan dengan afiliasi Perusahaan lainnya, lembaga pemerintah, atau pihak ketiga untuk alasan bisnis yang sah terkait dengan layanan yang diberikan atau sebagaimana diizinkan atau diwajibkan oleh Hukum yang Berlaku.

Perusahaan dapat membagikan Data Pribadi:

• Dalam grup kami seperti anak perusahaan
• Dengan afiliasi kami dan pusat tes resmi
• Dengan mitra bisnis seperti sponsor tes dan penyedia layanan untuk memfasilitasi permintaan dan meningkatkan layanan kami
• Dengan otoritas pemerintah dan otoritas publik bila diperlukan atau diwajibkan oleh otoritas

Data biometrik hanya dapat diungkapkan kepada pihak ketiga:

• Untuk penyidikan yang berkaitan dengan dugaan pelanggaran semata-mata untuk keperluan penyidikan terhadap kecurangan, pengujian yang tidak sah, atau kesalahan peserta ujian lainnya.
• Sehubungan dengan permintaan yang sah dari badan pengatur, hukum, atau pemerintah yang memiliki yurisdiksi dan/atau wewenang untuk mengajukan permintaan tersebut.

Kami melaksanakan kontrak sebagaimana diwajibkan oleh Hukum yang Berlaku dengan pihak ketiga kami untuk memastikan bahwa Data Pribadi diproses sesuai dengan Kebijakan ini dan setiap langkah kerahasiaan dan keamanan lain yang sesuai.

6. Bagaimana kami menyimpan Data Pribadi Anda?

Bergantung pada sifat hubungan Anda dengan Prometric dan berdasarkan Hukum yang Berlaku, kami menyimpan Data Pribadi Anda di infrastruktur cloud Oracle kami yang aman dengan server yang berlokasi di Ashburn, Virginia, Amerika Serikat.

Prometric mengikuti Program Manajemen Arsip yang komprehensif dan jadwal penyimpanan terkait yang dipatuhinya untuk tujuan penyimpanan, penyimpanan, dan pemusnahan semua arsip yang dibuat dalam menjalankan bisnisnya termasuk yang berisi Data Pribadi. Kami juga menerapkan strategi Manajemen Data yang memisahkan data berdasarkan server data yang berlokasi secara regional.

Tunduk pada Hukum yang Berlaku, Perusahaan kami akan menyimpan Data Pribadi Anda selama durasi pemrosesan, untuk jangka waktu yang lebih singkat yaitu:

• lima (5) tahun sejak tanggal servis, ujian atau penilaian terakhir; atau
• berakhirnya tujuan pengumpulan Data Pribadi; atau
• hukum yurisdiksi yang berlaku di mana Data Pribadi dikumpulkan.

Prometric tidak akan menyimpan Data Pribadi lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan yang disebutkan di atas. Namun, Prometric dapat menyimpan Data Pribadi lebih lama jika diperlukan untuk mematuhi Hukum yang Berlaku atau jika diperlukan untuk melindungi atau melaksanakan haknya.

Penyimpanan Data Biometrik

Semua data biometrik yang dikumpulkan di pusat pengujian berbasis komputer ditransfer dengan aman ke dan disimpan dengan aman di dalam pusat data aman Prometric di Uni Eropa dan disimpan sesuai dengan Hukum yang Berlaku di yurisdiksi tempat data tersebut dikumpulkan. Data biometrik disimpan dan diamankan di Microsoft Azure untuk jangka waktu tiga puluh (30) hari.

7. Transfer Data Pribadi

Dalam beberapa kasus, penggunaan pihak ketiga mungkin melibatkan transfer Data Pribadi ke negara lain. Proses bisnis kami sering kali memerlukan transfer Data Pribadi antara Perusahaan dan entitas afiliasinya secara internasional.

Jika Data Pribadi diproses di dalam UE/EEA, dan jika Data Pribadi diungkapkan kepada pihak ketiga atau di negara yang tidak dianggap memberikan tingkat perlindungan yang memadai menurut Hukum yang Berlaku, maka Perusahaan akan memastikan:

• Penerapan klausul kontrak standar sebagaimana disetujui oleh Komisi UE;
• Penerapan pengamanan organisasi, teknis dan hukum yang tepat untuk mengatur transfer tersebut dan untuk memastikan tingkat perlindungan yang diperlukan dan memadai berdasarkan Hukum yang Berlaku.
• Jika perlu, akan mengevaluasi keadaan transfer dan perundang-undangan negara ketiga, dan jika diperlukan, menyelesaikan penilaian dampak transfer data untuk menentukan apakah tindakan tambahan perlu diterapkan.

Untuk Data Pribadi yang tidak diproses di dalam UE/EEA, dan apabila Data Pribadi diungkapkan kepada pihak ketiga yang berlokasi di luar yurisdiksi subjek data, Perusahaan akan memastikan adanya pengamanan yang diperlukan untuk melindungi Data Pribadi dengan menerapkan mekanisme hukum yang sesuai termasuk, jika relevan, klausul kontrak standar dan/atau memperoleh persetujuan yang sesuai dari subjek data. Mekanisme tersebut mungkin berbeda tergantung pada negara dan Hukum yang Berlaku terkait.

8. Apa hak Anda?

Tergantung pada yurisdiksi dan Hukum yang Berlaku, Anda mungkin memiliki hak-hak berikut terkait dengan Data Pribadi Anda:

• Hak untuk mengakses
• Hak perbaikan
• Hak untuk menghapus
• Hak untuk membatasi pemrosesan
• Hak untuk menolak pemrosesan
• Hak atas portabilitas data

• Hak untuk memutuskan bagaimana Data Pribadi Anda digunakan secara anumerta

Pelaksanaan hak-hak tersebut tunduk pada batasan-batasan yang ditentukan oleh Hukum yang Berlaku dan pedoman yang relevan dari Otoritas Pengawas.

Untuk menggunakan hak Anda, subjek data dapat menghubungi Perusahaan seperti yang dijelaskan di bagian “Cara menghubungi kami.” Kami mungkin meminta bukti identitas untuk menanggapi permintaan tersebut. Jika kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda (penolakan atau pembatasan) maka kami akan membenarkan keputusan kami secara tertulis.

Hak Privasi California

Kode Sipil California Pasal 1798 mengizinkan penduduk California untuk meminta perusahaan yang memiliki hubungan bisnis mapan dengan mereka untuk memberikan informasi tertentu tentang pembagian Data Pribadi oleh perusahaan tersebut dengan pihak ketiga untuk tujuan pemasaran langsung. Prometric tidak membagikan Data Pribadi konsumen California apa pun kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran tanpa izin. Jika Anda adalah kandidat tes, Prometric akan memberikan Data Pribadi Anda kepada sponsor tes Anda, yang dapat menggunakan informasi tersebut sesuai dengan kebijakan privasinya sendiri.

9. Bagaimana kami melindungi Data Pribadi Anda?

Prometric menerapkan berbagai tindakan keamanan, seperti perlindungan teknis, fisik, dan administratif untuk melindungi semua Data Pribadi dari insiden keamanan atau pengungkapan tanpa izin, dan secara lebih umum dari Pelanggaran Data Pribadi. Langkah-langkah keamanan ini diakui sebagai standar keamanan yang sesuai di industri dan mencakup, antara lain, kontrol akses, kata sandi, enkripsi, batas waktu yang ketat untuk penghapusan, mekanisme pencatatan, dan penilaian keamanan berkala.

Jika terjadi Pelanggaran Data Pribadi yang berpotensi berdampak pada data pribadi Anda, Prometric mengikuti Rencana Respons Insiden dan akan segera mengambil tindakan yang tepat untuk memitigasi risiko terhadap subjek data. Langkah-langkah tersebut dapat mencakup memberi tahu Otoritas Pengawas yang sesuai dan subjek data yang terkena dampak, sekaligus memberikan rincian relevan mengenai insiden tersebut dan langkah-langkah mitigasi sebagaimana diamanatkan berdasarkan Hukum yang Berlaku (yaitu GDPR atau PIPL).

Program Keamanan Informasi Prometric ditinjau beberapa kali setiap tahunnya oleh beberapa organisasi pihak ketiga untuk memastikan program tersebut memenuhi atau melampaui tolok ukur tertinggi yang tersedia untuk keamanan dan privasi serta perlindungan data. Selain itu, karyawan dan kontraktor diwajibkan untuk segera melaporkan setiap kejadian penyalahgunaan, kehilangan, atau akses tidak sah yang diketahui atau diduga terjadi.

10. Pemrosesan Data Pribadi berdasarkan Undang-undang Perlindungan Informasi Pribadi Republik Rakyat Tiongkok ('PIPL')

Bagian ini berlaku ketika Data Pribadi berlokasi di dalam perbatasan Republik Rakyat Tiongkok (RRC) atau ketika Data Pribadi diproses oleh salah satu perusahaan kami yang berlokasi di RRC.

Sesuai dengan Pasal 13 PIPL, Data Pribadi dapat dikumpulkan untuk tujuan berikut:

• Berdasarkan persetujuan individu;
• Untuk pelaksanaan kontrak, untuk kepentingan bisnis yang sah;
• Untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab hukum atau kewajiban hukum;
• Untuk memproses data yang tersedia untuk umum;
• Untuk memenuhi persyaratan hukum.

Sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan berdasarkan Pasal 23 PIPL dan konten yang disebutkan dalam Bagian 4, pengalihan dan pembagian Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga tidak akan dilakukan tanpa (1) persetujuan khusus Anda jika berlaku, atau (2) untuk memenuhi kewajiban hukum berdasarkan Hukum Yang Berlaku.

Berdasarkan tujuan yang ditentukan dalam Kebijakan ini, Data Pribadi dapat ditransfer ke negara atau wilayah di luar tempat tinggal Anda untuk Diproses. Pada saat tersebut, Perusahaan akan melindungi keamanan Data Pribadi sesuai dengan Hukum yang Berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada penerapan kontrol akses, kata sandi, standar enkripsi, batasan waktu yang ketat untuk periode penyimpanan, mekanisme pencatatan, dan penilaian keamanan berkala.

Perusahaan akan sepenuhnya memberi tahu Anda tentang transfer data lintas batas sesuai dengan Pasal 39 PIPL sebelum mentransfer Data Pribadi Anda ke luar RRT dan akan mendapatkan persetujuan Anda, memberi tahu Anda hal-hal berikut: nama penerima keluar, kontak informasi, tujuan Pemrosesan, metode Pemrosesan, jenis Data Pribadi, dan mengingatkan Anda tentang metode dan prosedur yang dapat digunakan untuk menggunakan hak Anda berdasarkan PIPL. Kami akan meminta persetujuan eksplisit dan terpisah dari Anda untuk melakukan hal ini.

Sebagaimana mungkin diperlukan, Perusahaan akan melakukan penilaian risiko transfer data lintas batas sesuai dengan Hukum yang Berlaku jika Data Pribadi ditransfer ke luar RRT.

Berdasarkan PIPL, Data Pribadi Sensitif didefinisikan sebagai Data Pribadi yang, setelah bocor atau digunakan secara ilegal, dapat dengan mudah menyebabkan kerugian terhadap martabat seseorang, kerugian besar terhadap keamanan pribadi atau properti, termasuk informasi mengenai karakteristik biometrik, keyakinan agama, status yang ditunjuk secara khusus. , kesehatan medis, rekening keuangan, pelacakan lokasi individu, dll., serta Data Pribadi anak di bawah umur 14 tahun.

Sejalan dengan PIPL dan sebagaimana dirinci dalam Bagian 2, pemrosesan Data Pribadi Sensitif tunduk pada persetujuan terpisah dari individu dan dilakukan untuk tujuan terkait bisnis tertentu.

Prometric tidak akan mengumpulkan Data Pribadi dari anak di bawah umur 14 tahun tanpa persetujuan terpisah dari orang tua atau wali lainnya. Kami hanya akan menggunakan atau mengungkapkan Data Pribadi tentang seorang anak sejauh diizinkan oleh hukum, sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, untuk mendapatkan persetujuan orang tua atau untuk melindungi seorang anak.

Jika terjadi Pelanggaran Data Pribadi, Prometric akan menanggung tanggung jawab perdata terhadap subjek data jika melanggar hak data pribadi subjek data, tanpa mengurangi tanggung jawab administratif, pidana, atau hukum lainnya yang harus ditanggung oleh Pengontrol Data berdasarkan PIPL.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Perusahaan mungkin perlu memperbarui Kebijakannya untuk mematuhi praktik privasi yang baru atau berbeda. Versi terbaru dari kebijakan ini akan tersedia melalui saluran yang sesuai dan akan berlaku pada data yang dikumpulkan setelah tanggal efektifnya.

12. Cara Menghubungi Kami

Untuk pertanyaan, komentar, atau kekhawatiran apa pun mengenai Kebijakan ini, atau untuk menggunakan hak privasi yang diizinkan berdasarkan Hukum yang Berlaku terkait Data Pribadi, silakan hubungi Petugas Perlindungan Data kami di alamat berikut: joseph.srouji@contractor.prometric.com

Anda juga dapat mengajukan permintaan terkait data pribadi Anda dengan mengklik tautan berikut dan melengkapi semua kolom yang diperlukan pada formulir: Permintaan Data Pribadi

Anda juga dapat menghubungi kami melalui surat di:

Manajer Program Privasi Prometrik
Prometric LLC, 1501 Jalan Clinton Selatan
Baltimore, Maryland 21224 AS

Setelah menyelesaikan proses pengaduan internal Prometric, jika kandidat ujian tidak puas dengan penyelesaiannya, dia dapat mengajukan pengaduan ke Better Business Bureau of Greater Maryland (“BBB”), penyedia penyelesaian sengketa alternatif yang berbasis di Amerika Serikat.

Situs Web BBB: http://www.bbb.org/greater-maryland/

Telepon BBB: 410-347-3990

Faks BBB: 410-347-3936

Subyek data juga berhak untuk mengajukan pengaduan secara langsung kepada Otoritas Pengawas yang berwenang di wilayah hukumnya masing-masing atau dapat mengambil tindakan hukum sesuai Hukum yang Berlaku.