Ιστορικό
Ο Οργανισμός Ασφαλίσεων της Βιρτζίνια (ο Οργανισμός) εξυπηρετεί το κοινό ρυθμίζοντας, αδειοδοτώντας και ερευνώντας ασφαλιστικές εταιρείες, πρακτορεία και πράκτορες. Αποστολή τους είναι να διασφαλίσουν ότι όλοι οι κάτοικοι της Βιρτζίνια έχουν πρόσβαση σε αξιόπιστη ασφάλιση και ότι όλες οι ασφαλιστικές οντότητες και οι επαγγελματίες διεξάγουν τις επιχειρήσεις τους σύμφωνα με το νόμο της Βιρτζίνια.
Στις αρχές του 2020, ο Οργανισμός επέλεξε την Prometric ως νέο εθνικό συνεργάτη παράδοσης για πολλές γραμμές εξουσίας. Μετά από περισσότερα από 10 χρόνια με τον προηγούμενο προμηθευτή περιεχομένου εξετάσεων και παράδοσης, η μετανάστευση των δεδομένων του Οργανισμού, η ανάπτυξη επιχειρηματικών κανόνων, η καθιέρωση περιεχομένου εξετάσεων και η δημοσίευση εξετάσεων ήταν όλα στο πεδίο εφαρμογής της υλοποίησης. Επιπλέον, η έμφαση στη δημιουργία μιας ισχυρής σχέσης με τον Οργανισμό, μαζί με την εκτενή εμπειρία και τις καθιερωμένες διαδικασίες της Prometric που περιγράφονται στο ιδιόκτητο εγχειρίδιο εφαρμογής μας, θεωρήθηκαν θεμελιώδεις για τη διασφάλιση μιας επιτυχούς διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών.
Κατάσταση
Μαρτίου 2020, οι πρώτες φάσεις της υλοποίησης του προγράμματος του Οργανισμού συνέπεσαν με την έναρξη της πανδημίας COVID-19—με αποτέλεσμα η τυπική διαδικασία υλοποίησης αυτοπροσώπως να χρειάζεται να τροποποιηθεί σε απομακρυσμένη. Ενώ οι κύριοι ηγέτες υλοποίησης και διαχείρισης λογαριασμών της Prometric μπόρεσαν να συναντηθούν με τους κύριους ενδιαφερόμενους της Ασφάλισης της Βιρτζίνια αυτοπροσώπως πριν από την παγκόσμια πανδημία, που βοήθησε στη θεμελίωση μιας θετικής σχέσης, ήταν επιτακτική ανάγκη να διασφαλιστεί ότι η απώλεια των αυτοπρόσωπων αλληλεπιδράσεων δεν θα εμπόδιζε τη διασφάλιση μιας συνεχιζόμενης και συνεργατικής συνεργασίας. Εκτός από την αναστολή όλων των επαγγελματικών ταξιδιών, η έναρξη της πανδημίας ανάγκασε την Prometric να λάβει την δύσκολη αλλά αναγκαία απόφαση να κλείσει προσωρινά το παγκόσμιο δίκτυο εξεταστικών κέντρων, για να περιορίσει τον κίνδυνο διάδοσης του νέου κορονοϊού. Αυτό δημιούργησε αβεβαιότητα σχετικά με το αν το πρόγραμμα εξετάσεων του Οργανισμού θα μπορούσε να ενεργοποιηθεί με εξετάσεις εντός κέντρου μέχρι την αρχική ημερομηνία σύμβασης της 1ης Ιουνίου 2020. Επιπλέον, με τον προηγούμενο προμηθευτή του Οργανισμού να μην μπορεί επίσης να διεξάγει εξετάσεις εντός κέντρου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η ανάγκη για γρήγορη υλοποίηση για την αποφυγή μεγαλύτερης καθυστέρησης υποψηφίων έγινε ακόμη πιο επιτακτική.
Στρατηγική
Για να διασφαλιστεί μια ομαλή μετάβαση και συνέχεια από την υπογραφή της σύμβασης μέχρι την υλοποίηση του προγράμματος εξετάσεων της Ασφάλισης της Βιρτζίνια, η Prometric πραγματοποίησε συναντήσεις εκκίνησης για να διευκολύνει τις εισαγωγές με τον έμπειρο υπεύθυνο υλοποίησης της Prometric και την ομάδα λογαριασμών της Ασφάλισης της Βιρτζίνια, οι οποίοι προσφέρουν βασική στρατηγική και επιχειρησιακή υποστήριξη; να περιηγηθούν στον οδικό χάρτη υλοποίησης και τις απαιτήσεις της σύμβασης; να καθιερώσουν μια ρυθμική και μορφή για τις συναντήσεις έργου, συμπεριλαμβανομένων των κύριων εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν, ημερομηνίες και υπευθύνους; και να κατανοήσουν καλύτερα τις τρέχουσες διαδικασίες του πελάτη και το πρόγραμμα. Μόλις οι συναντήσεις έργου δεν μπορούσαν πλέον να διεξάγονται αυτοπροσώπως, ο Οργανισμός και η Prometric χρησιμοποίησαν το Microsoft Teams και βίντεο για να φιλοξενούν εικονικές, συνεχείς επαφές, οι οποίες διατηρούσαν το χρονοδιάγραμμα και βοηθούσαν στην οικοδόμηση της θεμελίωσης της συνεργασίας.
Για να υλοποιηθεί το τμήμα περιεχομένου εξετάσεων του προγράμματος του Οργανισμού, ο υπεύθυνος υλοποίησης και η ομάδα λογαριασμών διευκόλυναν συναντήσεις με τις ομάδες ανάπτυξης και δημοσίευσης εξετάσεων της Prometric για την υποβολή αιτήματος προγράμματος βάσει του αριθμού εξετάσεων και της ημερομηνίας πρώτης διοίκησης εξέτασης, και τη δημιουργία ενός εγγράφου απαιτήσεων εξετάσεων με τον Οργανισμό για τα περιεχόμενα και τα μη περιεχόμενα στοιχεία τους. Λόγω της πανδημίας, το εργαστήριο αναθεώρησης εξετάσεων αυτοπροσώπως ακυρώθηκε, με αποτέλεσμα μια καθυστέρηση δύο εβδομάδων καθώς προγραμματίστηκαν εικονικές συνεδρίες και οι συμμετέχοντες ενημερώθηκαν για να διευκολύνουν τα χρονοδιαγράμματα δημοσίευσης και τις δεσμευμένες ημερομηνίες ενεργοποίησης. Από την άποψη της παράδοσης εξετάσεων, η Prometric και ο Οργανισμός συνεργάστηκαν για να κατανοήσουν τη ροή και την εμπειρία των υποψηφίων για να οργανώσουν την εγγραφή και τον προγραμματισμό, να δημιουργήσουν όλες τις εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες προς τους απαραίτητους ενδιαφερόμενους και υποψηφίους, και να καθιερώσουν δυνατότητες αυτοεξυπηρέτησης για αναφορές.
Με την αβεβαιότητα γύρω από το πότε τα εξεταστικά κέντρα της Prometric θα μπορούσαν να ξανανοίξουν και αναγνωρίζοντας την επίδραση που θα είχαν τα απρόβλεπτα γεγονότα των τελευταίων μηνών στην ικανότητα των υποψηφίων να συμμετάσχουν σε εξετάσεις και να επιδιώξουν μια καριέρα στη βιομηχανία ασφάλισης, η Prometric και ο Οργανισμός ενεργούσαν γρήγορα για να ενσωματώσουν επίσης το ProProctor™, τη λύση απομακρυσμένης επιτήρησης της Prometric, στις υπηρεσίες που εφαρμόζονται για το πρόγραμμα. Αυτή η βελτίωση στη λύση παράδοσης τους, η οποία εκμεταλλεύεται την ίδια λύση λογισμικού όπως η εξέταση εντός κέντρου για να παρέχει σε όλους τους υποψηφίους την ίδια εμπειρία χρήστη σε όλη τη διάρκεια των εξετάσεων, πραγματοποιήθηκε χωρίς να επηρεαστεί το αρχικό χρονοδιάγραμμα της υλοποίησης ή χωρίς πρόσθετο κόστος για τον Οργανισμό ή τους υποψηφίους άδειας ασφάλισης της Βιρτζίνια.
Πριν από την πρώτη ημέρα διοίκησης εξετάσεων, η Prometric συνεργάστηκε με τον Οργανισμό για να παρακολουθήσει την εγγραφή υποψηφίων, συμπεριλαμβανομένων των εξεταστικών κέντρων που ήταν σε θέση να επαναλάβουν τις λειτουργίες κατά τη διάρκεια της πανδημίας; πόσοι υποψήφιοι ήταν προγραμματισμένοι για εξετάσεις εντός κέντρου σε σύγκριση με την απομακρυσμένη αξιολόγηση; και τυχόν ζητήματα ή ανησυχίες προγραμματισμού υποψηφίων. Η Prometric ανέφερε επίσης πρόσθετες θέσεις με την πάροδο του χρόνου για να προστεθούν στις αγορές όπου οι υποψήφιοι άδειας ασφάλισης μπορούσαν να εξεταστούν—παρέχοντας μεγαλύτερη πρόσβαση σε εξετάσεις.
Αποτέλεσμα
Η Prometric και ο Οργανισμός μπόρεσαν να συνεργαστούν για να υλοποιήσουν επιτυχώς το πρόγραμμα τους και να ξεκινήσουν την πρώτη ημέρα εξετάσεων εγκαίρως τόσο για την εξέταση εντός κέντρου όσο και για την απομακρυσμένη παράδοση. Ως μέρος των βέλτιστων πρακτικών της Prometric για την πρώτη ημέρα διοίκησης εξετάσεων, το κέντρο εντολών της Prometric παρακολούθησε τις λειτουργίες εξετάσεων για να διασφαλίσει ότι όλα πήγαν ομαλά. Επιπλέον, οι ομάδες υλοποίησης και λογαριασμών της Prometric συγκέντρωσαν δεδομένα αποτελεσμάτων υποψηφίων και στατιστικά στοιχεία εξετάσεων από προ-συμφωνημένους μηχανισμούς αναφοράς για την ανασκόπηση του Οργανισμού.
“Η σχέση που δημιούργησε ο Οργανισμός με την Prometric κατά τη διάρκεια των τελευταίων μηνών βασίστηκε σε πλήρη διαφάνεια και προθυμία να αντιμετωπίσουν οποιαδήποτε προκλήσεις ή ευκαιρίες που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης. Αυτή η εμπιστοσύνη επέτρεψε διάλογους που μας βοήθησαν να ξεπεράσουμε τα εμπόδια που δημιούργησε η πανδημία για να πληροί όλες τις παραδόσεις και την δεσμευμένη ημερομηνία ενεργοποίησης, διασφαλίζοντας ότι οι αδειοδοτημένοι επαγγελματίες της Κοινοπολιτείας μπορούσαν να συνεχίσουν να καλύπτουν τις ανάγκες ασφάλισης των πολιτών τους.”
Richard Tozer, Υπεύθυνος Αδειών Πράκτορα, Οργανισμός Ασφαλίσεων Βιρτζίνια
Λήψη Ιστορίας Επιτυχίας