الخلفية
تخدم إدارة التأمين في فرجينيا (الإدارة) الجمهور من خلال تنظيم وترخيص والتحقيق في شركات التأمين والوكالات والوكلاء. مهمتهم هي ضمان وصول جميع سكان فرجينيا إلى التأمين الموثوق، وأن جميع الكيانات والمهنيين في مجال التأمين يقومون بأعمالهم وفقًا للقانون في فرجينيا.
في أوائل عام 2020، اختارت الإدارة شركة Prometric كشريكها الوطني الجديد لتقديم خدمات متعددة. بعد أكثر من 10 سنوات مع مزود المحتوى والاختبارات الحالي، كان نقل بيانات الإدارة، وتطوير قواعد العمل، وإنشاء محتوى الاختبار، ونشر الاختبارات كلها في نطاق التنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، تم اعتبار التركيز على بناء علاقة قوية مع الإدارة، جنبًا إلى جنب مع خبرة Prometric الواسعة والعمليات المعتمدة الموضحة في دليل تنفيذنا الخاص، أساسياً لضمان عملية إدارة تغيير ناجحة.
الوضع
في مارس 2020، تزامنت المراحل الأولى من تنفيذ برنامج الإدارة مع بدء جائحة COVID-19—مما أدى إلى الحاجة إلى تعديل عملية التنفيذ الشخصية القياسية لتكون عن بُعد. بينما تمكنت قيادات التنفيذ الرئيسية وإدارة الحسابات في Prometric من الاجتماع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في فرجينيا للتأمين شخصيًا قبل الجائحة العالمية، مما ساعد في تأسيس قاعدة لعلاقة إيجابية، كان من الضروري ألا تؤثر فقدان التفاعلات وجهًا لوجه على ضمان شراكة مستمرة وتعاونية. بالإضافة إلى وقف جميع الرحلات التجارية، أجبرت بداية الجائحة Prometric على اتخاذ القرار الصعب ولكنه الضروري بإغلاق شبكة مراكز الاختبارات العالمية مؤقتًا، للحد من خطر انتشار فيروس كورونا الجديد. أدى ذلك إلى عدم اليقين حول ما إذا كان برنامج امتحانات الإدارة سيتمكن من البدء في الاختبارات في المركز في موعد العقد الأصلي في 1 يونيو 2020. بالإضافة إلى ذلك، مع عدم قدرة مزود الإدارة الحالي أيضًا على إدارة تسليم الاختبارات في المركز خلال هذا الوقت، أصبحت الحاجة إلى التنفيذ السريع لتجنب تراكم أكبر للمرشحين أكثر إلحاحًا.
الاستراتيجية
لضمان انتقال سلس واستمرارية من توقيع العقد إلى تنفيذ برنامج امتحانات فرجينيا للتأمين، عقدت شركة Prometric اجتماعات انطلاق لتسهيل التعارف مع مدير التنفيذ المخضرم في فرجينيا للتأمين وفريق الحسابات، الذين يقدمون الدعم الاستراتيجي والتشغيلي الرئيسي؛ استعراض خارطة الطريق للتنفيذ ومتطلبات العقد؛ إنشاء إيقاع وصيغة لاجتماعات المشروع، بما في ذلك المهام الرئيسية التي يجب إكمالها، التواريخ، والمالكين؛ وفهم أفضل لعمليات العميل الحالية والبرنامج. بمجرد أن لم يعد بإمكان اجتماعات المشروع أن تحدث شخصيًا، استخدمت الإدارة وPrometric Microsoft Teams والفيديو لاستضافة نقاط اتصال افتراضية مستمرة، مما أبقى الجدول الزمني على المسار الصحيح وساعد في بناء أساس الشراكة.
لتنفيذ جزء محتوى الاختبار من برنامج الإدارة، سهل مدير التنفيذ وفريق الحسابات اجتماعات مع فرق تطوير الاختبار والنشر في Prometric لتقديم طلب جدول بناءً على عدد الاختبارات وتاريخ إدارة الاختبار الأول، وإنشاء وثيقة متطلبات الاختبار مع الإدارة لمحتواها والعناصر غير المحتوى. بسبب الجائحة، تم إلغاء ورشة مراجعة الاختبار الشخصية، مما أدى إلى تأخير لمدة أسبوعين حيث تم التخطيط لجلسات افتراضية وتم إخطار المشاركين لتناسب جداول النشر وتواريخ البدء الملتزمة. من منظور تسليم الاختبار، عملت Prometric والإدارة معًا لفهم تدفق المرشحين وتجربتهم لإعداد التسجيل والجدولة، وإنشاء جميع الاتصالات الداخلية والخارجية للجهات المعنية والمرشحين الضروريين، وتأسيس قدرات التقارير الذاتية.
مع عدم اليقين حول متى يمكن إعادة فتح مراكز اختبار Prometric وإدراك التأثير الذي ستحدثه الأحداث غير المتوقعة في الأشهر القليلة الماضية على قدرة المتقدمين للاختبارات على إجراء الامتحانات ومتابعة مسيرة مهنية في صناعة التأمين، تصرفت Prometric والإدارة بسرعة أيضًا لدمج ProProctor™، حل المراقبة عن بُعد من Prometric، في الخدمات التي يتم تنفيذها للبرنامج. تم إجراء هذا التحسين على حل التسليم الخاص بهم، والذي يستفيد من نفس حل البرمجيات مثل الاختبارات في المركز لتقديم نفس تجربة المستخدم لجميع المرشحين عبر دورة الاختبار، دون التأثير على الجدول الزمني الأصلي للتنفيذ أو دون تكلفة إضافية على الإدارة أو مرشحي ترخيص التأمين في فرجينيا.
قبل يوم إدارة الاختبار الأول، عملت Prometric مع الإدارة لمراقبة تسجيل المرشحين، بما في ذلك أي مراكز اختبار كانت قادرة على استئناف العمليات خلال الجائحة؛ كم عدد المرشحين الذين تم جدولتهم للاختبار في المركز مقابل التقييم عن بُعد؛ وأي مشكلات أو مخاوف تتعلق بجدولة المرشحين. كما حددت Prometric مقاعد إضافية مع مرور الوقت لإضافتها إلى الأسواق حيث يمكن لمرشحي ترخيص التأمين إجراء الاختبارات—مما يوفر وصولًا أكبر للاختبارات.
النتيجة
تمكنت Prometric والإدارة من العمل معًا لتنفيذ برنامجهم بنجاح وإطلاق يوم امتحانهم الأول في الوقت المحدد لكل من التسليم في المركز والبعيد. كجزء من ممارسات Prometric الأفضل ليوم إدارة الامتحان الأول، كانت غرفة العمليات في Prometric تراقب عمليات الاختبار لضمان سير كل شيء بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، جمع فرق التنفيذ والحساب في Prometric نتائج المرشحين وبيانات إحصائيات الاختبار من آليات التقرير المتفق عليها مسبقًا لمراجعة الإدارة.
“كانت العلاقة التي بنتها الإدارة مع Prometric على مدار الأشهر القليلة الماضية قائمة على الشفافية الكاملة والرغبة في العمل من خلال أي تحديات أو فرص تم تقديمها أثناء التنفيذ. سمح هذا الثقة بإجراء حوارات ساعدتنا في تجاوز الحواجز التي أنشأتها الجائحة لتلبية جميع المتطلبات وتاريخ البدء الملتزم، مما يضمن أن المهنيين المرخصين في الكومنولث يمكنهم الاستمرار في تلبية احتياجات تأمين ناخبيهم.”
ريتشارد توزر، مدير ترخيص الوكلاء، إدارة التأمين في فرجينيا
تحميل قصة النجاح