Ozadje
Urad za zavarovanje Virginije (Urad) služi javnosti z regulacijo, licenciranjem in preiskovanjem zavarovalnic, agencij in agentov. Njihova naloga je zagotoviti, da imajo vsi Virginijci dostop do zanesljivega zavarovanja ter da vse zavarovalne entitete in strokovnjaki poslujejo v skladu z zakonodajo Virginije.
Na začetku leta 2020 je Urad izbral Prometric za svojega novega nacionalnega partnerja za izvajanje več vrst pooblastil. Po več kot 10 letih sodelovanja z obstoječim ponudnikom vsebine in izvajanja izpitov je bila migracija podatkov Urada, razvoj poslovnih pravil, vzpostavitev vsebine testov in objava izpitov vse vključeno v obseg izvajanja. Poleg tega je bil poudarek na gradnji močnega odnosa z Uradom, skupaj z obsežnimi izkušnjami Prometric in uveljavljenimi procesi, opisanimi v našem lastnem načrtu za izvajanje, obravnavan kot temeljni za zagotavljanje uspešnega procesa upravljanja sprememb.
Situacija
Marca 2020 so se zgodnje faze izvajanja programa Urada prekrile z začetkom pandemije COVID-19—kar je povzročilo, da je bilo potrebno standardni postopek osebnega izvajanja spremeniti v daljinsko. Medtem ko so lahko ključni voditelji za izvajanje in upravljanje računov Prometric pred svetovno pandemijo osebno srečali ključne deležnike zavarovanja Virginije, kar je pomagalo vzpostaviti osnovo za pozitiven odnos, je bilo nujno, da izguba osebnih interakcij ne ovira zagotavljanja stalnega in sodelovalnega partnerstva. Poleg ustavitve vseh poslovnih potovanj je izbruh pandemije prisilil Prometric, da sprejme težko, a nujno odločitev o začasnem zaprtju svoje globalne mreže testnih centrov, da bi omejili tveganje širjenja novega koronavirusa. To je ustvarilo negotovost glede tega, ali bo program izpitov Urada lahko začel delovati z testiranjem v centru do prvotnega datuma pogodbe 1. junija 2020. Poleg tega, ker obstoječi ponudnik Urada prav tako ni mogel izvajati dostave izpitov v centru v tem času, je postalo še bolj nujno hitro izvajanje, da bi se izognili večjemu zaostanku kandidatov.
Strategija
Da bi zagotovili gladek prehod in kontinuiteto od podpisa pogodbe do izvajanja programa izpitov zavarovanja Virginije, je Prometric organiziral uvodne sestanke za olajšanje predstavitev s sezoniranim upraviteljem izvajanja Prometric in računskim timom zavarovanja Virginije, ki nudita ključne strateške in operativne podpore; prehod skozi načrt izvajanja in pogodbene zahteve; vzpostavitev ritma in formata za projektne sestanke, vključno z glavnimi nalogami za dokončanje, datumi in odgovornimi; ter boljše razumevanje trenutnih procesov strank in programa. Ko se projektni sestanki niso mogli več odvijati osebno, sta Urad in Prometric izkoristila Microsoft Teams in video, da sta gostila virtualne, stalne stike, kar je ohranilo časovni načrt na pravi poti in pomagalo pri gradnji temeljev partnerstva.
Za izvajanje vsebine izpitov v okviru programa Urada je upravitelj izvajanja in računskega tima organiziral sestanke s Prometricovimi ekipami za razvoj in objavo izpitov, da bi predložili zahtevo za urnik na podlagi števila izpitov in datuma prvega izvajanja izpita ter ustvarili dokument o zahtevah za teste v sodelovanju z Uradom za njihove vsebinske in ne-vsebinske elemente. Zaradi pandemije je bil delavnica za pregled izpitov v živo odpovedana, kar je povzročilo dvotedensko zamudo, saj so bile načrtovane virtualne seje in udeleženci so bili obveščeni, da se prilagodijo časovnim okvirom za objavo in dogovorjenim datumom začetka delovanja. Z vidika dostave testov sta Prometric in Urad sodelovala, da bi razumela tok in izkušnje kandidatov ter vzpostavila registracijo in razporejanje, ustvarila vse notranje in zunanje komunikacije za potrebne deležnike in kandidate ter vzpostavila možnosti samostojnega poročanja.
Glede negotovosti, kdaj bodo lahko testni centri Prometric ponovno odprti, in prepoznavanja vpliva, ki ga bodo imeli nepredvideni dogodki preteklih mesecev na sposobnost kandidatov, da se udeležijo izpitov in zasledujejo kariero v zavarovalni industriji, sta Prometric in Urad hitro ukrepala, da bi vključila tudi ProProctor™, Prometricovo rešitev za daljinsko nadzorovanje, v storitve, ki se izvajajo za program. Ta izboljšava njihove rešitve dostave, ki izkorišča isto programsko rešitev kot testiranje v centru, da bi vsem kandidatom zagotovila enako uporabniško izkušnjo v celotnem življenjskem ciklu testiranja, je bila izvedena brez vpliva na prvotni časovni načrt izvajanja ali dodatnih stroškov za Urad ali kandidate za licence zavarovanja Virginije.
Pred prvim dnem izvajanja testov je Prometric sodeloval z Uradom, da bi spremljal registracijo kandidatov, vključno s tem, kateri testni centri so lahko nadaljevali z dejavnostmi med pandemijo; koliko kandidatov je bilo načrtovanih za testiranje v centru v primerjavi z daljinskim ocenjevanjem; in morebitne težave ali pomisleke pri razporejanju kandidatov. Prometric je prav tako sčasoma identificiral dodatna mesta za dodajanje na trge, kjer bi lahko kandidati za licence zavarovanja testirali—kar je omogočilo večji dostop do testiranja.
Izid
Prometric in Urad sta lahko sodelovala in uspešno izvajala svoj program ter pravočasno zagnala svoj prvi dan izpitov tako za izvajanje v centru kot za daljinsko izvajanje. Kot del najboljših praks Prometric za prvi dan izvajanja izpitov je Prometricov komandni center spremljal operacije testiranja, da bi zagotovil, da vse poteka gladko. Poleg tega so ekipe za izvajanje in upravljanje računov Prometric zbrale rezultate kandidatov in podatke o statistiki testiranja iz vnaprej dogovorjenih mehanizmov poročanja za pregled Urada.
„Odnosi, ki jih je Urad zgradil s Prometric v preteklih mesecih, so temeljili na popolni preglednosti in pripravljenosti, da se spopademo z izzivi ali priložnostmi, ki so se pojavili med izvajanjem. Ta zaupanje je omogočilo dialoge, ki so nam pomagali premagati ovire, ki jih je ustvarila pandemija, da bi izpolnili vse obveznosti in dogovorjeni datum začetka delovanja, ter zagotovili, da lahko licencirani strokovnjaki v Commonwealthu še naprej izpolnjujejo zavarovalne potrebe svojih volivcev.”
Richard Tozer, vodja licenciranja agentov, Urad za zavarovanje Virginije
Prenesite uspešno zgodbo