Ozadje
Virginia Bureau of Insurance (Bureau) služi javnosti tako, da ureja, licencira in preiskuje zavarovalnice, agencije in agente. Njihova misija je zagotoviti, da imajo vsi Virginijci dostop do zanesljivega zavarovanja ter da vse zavarovalne entitete in strokovnjaki opravljajo svoje poslovanje v skladu z zakonodajo Virginije.
V začetku leta 2020 je Bureau izbral Prometric za svojega novega nacionalnega partnerja za dobavo več linij pooblastil. Po več kot 10 letih sodelovanja z obstoječim ponudnikom vsebine in dobave izpitov so bili migracija podatkov Bureau, razvijanje poslovnih pravil, oblikovanje vsebine testov in objava izpitov vključeni v obseg izvedbe. Poleg tega je bilo poudarjeno, da je pomembno zgraditi močan odnos z Bureau, skupaj z obsežnimi izkušnjami Prometric in uveljavljenimi procesi, ki so opisani v našem lastnem priročniku za izvajanje, kar je bilo ocenjeno kot temeljno za zagotovitev uspešnega procesa upravljanja sprememb.
Situacija
Marca 2020 so se zgodnje faze izvajanja programa Bureau pokrile s začetkom pandemije COVID-19, kar je povzročilo, da je bilo treba standardni postopek izvajanja v živo spremeniti v daljavo. Medtem ko so vodje ključne izvedbe in upravljanja računov Prometric lahko pred svetovno pandemijo srečali ključne deležnike Virginia Insurance v živo, kar je pomagalo vzpostaviti temelje za pozitiven odnos, je bilo nujno, da izguba osebnih stikov ne ovira zagotavljanja stalnega in sodelovalnega partnerstva. Poleg ustavitve vseh poslovnih potovanj je začetek pandemije prisilil Prometric, da sprejme težko, a nujno odločitev o začasni zaprtju svoje globalne mreže testnih centrov, da bi omejil tveganje širjenja novega koronavirusa. To je ustvarilo negotovost glede tega, ali bo lahko program izpitov Bureau začel z izvajanjem v testnih centrih do prvotnega pogodbenega datuma 1. junija 2020. Poleg tega je bil obstoječi ponudnik Bureau prav tako nezmožen izvajati dostavo izpitov v testnih centrih v tem času, kar je povečalo potrebo po hitri izvedbi, da bi se izognili večjemu zaostanku kandidatov.
Strategija
Da bi zagotovili gladek prehod in kontinuiteto od podpisa pogodbe do izvajanja programa izpitov Virginia Insurance, je Prometric organiziral uvodne sestanke za olajšanje predstavitev z izkušenim upraviteljem izvedbe Prometric in računskim timom Virginia Insurance, ki nudita ključne strateške in operativne podpore; pregledali so načrt izvajanja in pogodbene zahteve; vzpostavili ritem in format projektnih srečanj, vključno z glavnimi nalogami za dokončanje, datumi in odgovornimi osebami; ter bolje razumeli trenutne procese strank in program. Ko srečanja projektov niso mogla več potekati v živo, sta Bureau in Prometric izkoristila Microsoft Teams in videokonference za gostovanje virtualnih, stalnih stikov, kar je ohranilo časovnico na pravi poti in pomagalo pri gradnji temeljev partnerstva.
Za izvedbo dela vsebine izpitov programa Bureau sta upravitelj izvedbe in računskega tima olajšila srečanja s testnimi razvojnimi in objavnimi ekipami Prometric, da bi predložila zahtevo za urnik na podlagi števila izpitov in prvega datuma izvajanja izpita ter ustvarila dokument o zahtevah za teste z Bureau za njihove vsebinske in ne-vsebinske elemente. Zaradi pandemije je bila delavnica za pregled izpitov v živo odpovedana, kar je povzročilo dvotedensko zamudo, saj so bile načrtovane virtualne seje in obveščeni udeleženci, da bi prilagodili časovne okvire objave in dogovorjene datume začetka. Z vidika dostave testov sta Prometric in Bureau sodelovala pri razumevanju toka in izkušnje kandidatov, da bi vzpostavila registracijo in načrtovanje, ustvarila vse notranje in zunanje komunikacije za potrebne deležnike in kandidate ter vzpostavila možnosti samostojnega poročanja.
Ob negotovosti glede tega, kdaj bodo lahko testni centri Prometric ponovno odprti, in z zavedanjem o vplivu nepredvidenih dogodkov preteklih mesecev na sposobnost kandidatov, da opravljajo izpite in sledijo karieri v zavarovalniški industriji, sta Prometric in Bureau hitro ukrepala, da sta vključila ProProctor™, rešitev za oddaljeno nadzorovanje Prometric, v storitve, ki se izvajajo za program. Ta izboljšava njihove rešitve za dostavo, ki izkorišča isto programsko rešitev kot testiranje v testnih centrih, da bi vsem kandidatom zagotovila enako uporabniško izkušnjo skozi celoten cikel testiranja, je bila izvedena brez vpliva na prvotni časovni okvir izvajanja ali brez dodatnih stroškov za Bureau ali kandidate za licenco v zavarovalništvu v Virginiji.
Pred prvim dnem izvajanja izpitov je Prometric sodeloval z Bureau, da bi spremljal registracijo kandidatov, vključno s tem, kateri testni centri so lahko ponovno začeli delovati med pandemijo; koliko kandidatov je bilo načrtovanih za testiranje v testnih centrih v primerjavi z oddaljenim ocenjevanjem; in morebitne težave ali pomisleke pri načrtovanju kandidatov. Prometric je prav tako sčasoma identificiral dodatna mesta, da bi dodal trgom, kjer so lahko kandidati za licenco v zavarovalništvu testirali - kar je omogočilo večji dostop do testiranja.
Rezultat
Prometric in Bureau sta lahko sodelovala pri uspešni izvedbi njihovega programa in pravočasnem zagonu prvega dne izpitov tako za testiranje v testnih centrih kot tudi za oddaljeno dostavo. Kot del najboljših praks Prometric za prvi dan izvajanja izpitov je center za nadzor Prometric spremljal operacije testiranja, da bi zagotovil, da je vse potekalo gladko. Poleg tega so ekipe za izvajanje in upravljanje računov Prometric zbrale rezultate kandidatov in podatke o statistiki testiranja iz vnaprej dogovorjenih mehanizmov poročanja za pregled Bureau.
“Odnosi, ki jih je Bureau zgradil s Prometric v zadnjih mesecih, temeljijo na popolni preglednosti in pripravljenosti, da se spopadejo z izzivi ali priložnostmi, ki so se pojavile med izvajanjem. Ta zaupanje je omogočilo dialoge, ki so nam pomagali premagati ovire, ki jih je povzročila pandemija, da bi izpolnili vse obveznosti in dogovorjeni datum začetka, kar zagotavlja, da lahko licencirani strokovnjaki v Commonwealthu še naprej zadostujejo zavarovalnim potrebam svojih volivcev.”
Richard Tozer, vodja licenciranja agentov, Virginia Bureau of Insurance
Prenesite zgodbo o uspehu