Latar Belakang
Biro Insurans Virginia (Biro) berkhidmat kepada orang ramai dengan mengawasi, melesenkan, dan menyiasat syarikat insurans, agensi, dan ejen. Misi mereka adalah untuk memastikan bahawa semua warga Virginia mempunyai akses kepada insurans yang boleh dipercayai, dan bahawa semua entiti dan profesional insurans menjalankan perniagaan mereka selaras dengan undang-undang Virginia.
Pada awal tahun 2020, Biro memilih Prometric sebagai rakan penghantaran nasional baru untuk pelbagai bidang kuasa. Setelah lebih dari 10 tahun dengan penyedia kandungan dan penghantaran ujian terdahulu mereka, pemindahan data Biro, pembangunan peraturan perniagaan, penetapan kandungan ujian, dan penerbitan ujian semuanya termasuk dalam skop untuk pelaksanaan. Selain itu, penekanan untuk membina hubungan yang kuat dengan Biro, bersama dengan pengalaman luas Prometric dan proses yang telah ditetapkan yang digariskan dalam buku panduan pelaksanaan proprietari kami, dilihat sebagai asas dalam memastikan proses pengurusan perubahan yang berjaya.
Situasi
Pada bulan Mac 2020, fasa awal pelaksanaan program Biro bertepatan dengan permulaan pandemik COVID-19—mengakibatkan proses pelaksanaan secara langsung yang standard perlu diubah menjadi jarak jauh. Walaupun pemimpin pengurusan pelaksanaan dan akaun utama Prometric dapat bertemu dengan pemegang kepentingan utama Insurans Virginia secara langsung sebelum pandemik global, yang membantu mewujudkan asas untuk hubungan yang positif, adalah penting bahawa kehilangan interaksi secara bersemuka tidak menghalang memastikan kerjasama dan perkongsian yang berterusan. Selain menghentikan semua perjalanan berkaitan perniagaan, permulaan pandemik memaksa Prometric untuk membuat keputusan sukar tetapi perlu untuk menutup sementara rangkaian pusat ujian globalnya, untuk mengehadkan risiko penularan virus korona baru. Ini mencipta ketidakpastian tentang sama ada program ujian Biro akan dapat dilaksanakan dengan ujian di pusat pada tarikh kontrak asal 1 Jun 2020. Selain itu, dengan penyedia terdahulu Biro juga tidak dapat melaksanakan penghantaran ujian di pusat pada masa ini, keperluan untuk melaksanakan dengan cepat untuk mengelakkan penumpukan calon yang lebih besar menjadi lebih penting.
Strategi
Untuk memastikan peralihan yang lancar dan kesinambungan dari tandatangan kontrak hingga pelaksanaan program ujian Insurans Virginia, Prometric mengadakan mesyuarat permulaan untuk memudahkan pengenalan dengan pengurus pelaksanaan berpengalaman dan pasukan akaun Insurans Virginia, yang menawarkan sokongan strategik dan operasi utama; melalui peta jalan pelaksanaan dan keperluan kontrak; menetapkan irama dan format untuk mesyuarat projek, termasuk tugas utama yang perlu diselesaikan, tarikh, dan pemilik; dan memahami dengan lebih baik proses dan program pelanggan semasa. Setelah mesyuarat projek tidak dapat berlaku secara langsung, Biro dan Prometric memanfaatkan Microsoft Teams dan video untuk mengadakan sentuhan maya yang berterusan, yang memastikan garis masa tetap pada landasan dan membantu membina asas perkongsian.
Untuk melaksanakan bahagian kandungan ujian program Biro, pengurus pelaksanaan dan pasukan akaun memfasilitasi mesyuarat dengan pasukan pembangunan dan penerbitan ujian Prometric untuk mengemukakan permintaan jadual berdasarkan jumlah ujian dan tarikh pentadbiran ujian pertama, dan membuat dokumen keperluan ujian dengan Biro untuk item kandungan dan bukan kandungan mereka. Disebabkan pandemik, bengkel semakan ujian secara langsung dibatalkan, yang mengakibatkan kelewatan dua minggu ketika sesi maya dirancang dan peserta diberitahu untuk menyesuaikan garis masa penerbitan dan tarikh pelaksanaan yang telah ditetapkan. Dari sudut penghantaran ujian, Prometric dan Biro bekerjasama untuk memahami aliran dan pengalaman calon untuk menyiapkan pendaftaran dan penjadualan, mencipta semua komunikasi dalaman dan luaran kepada pemegang kepentingan dan calon yang diperlukan, dan menubuhkan kemampuan pelaporan kendiri.
Dengan ketidakpastian tentang bila pusat ujian Prometric dapat dibuka semula dan mengakui impak yang mungkin timbul dari peristiwa yang tidak diduga dalam beberapa bulan lalu terhadap kemampuan calon untuk menduduki ujian dan mengejar kerjaya dalam industri insurans, Prometric dan Biro bertindak cepat untuk juga menggabungkan ProProctor™, penyelesaian pengawasan jarak jauh Prometric, kepada perkhidmatan yang sedang dilaksanakan untuk program tersebut. Peningkatan kepada penyelesaian penghantaran mereka, yang menggunakan penyelesaian perisian yang sama seperti ujian di pusat untuk memberikan semua calon pengalaman pengguna yang sama di seluruh kitaran ujian, dilakukan tanpa memberi impak kepada garis masa asal pelaksanaan atau tanpa kos tambahan kepada Biro atau calon lesen insurans Virginia.
Sebelum hari pentadbiran ujian pertama, Prometric bekerja dengan Biro untuk memantau pendaftaran calon, termasuk pusat ujian mana yang dapat meneruskan operasi semasa pandemik; berapa banyak calon yang dijadualkan untuk ujian di pusat berbanding penilaian jarak jauh; dan sebarang isu atau kebimbangan penjadualan calon. Prometric juga mengenal pasti tempat tambahan dari semasa ke semasa untuk ditambah ke pasaran di mana calon lesen insurans dapat menguji—memberikan akses ujian yang lebih besar.
Hasil
Prometric dan Biro dapat bekerjasama untuk berjaya melaksanakan program mereka dan melancarkan hari ujian pertama mereka tepat pada masanya untuk penghantaran di pusat dan jarak jauh. Sebagai sebahagian daripada amalan terbaik Prometric untuk pentadbiran hari ujian pertama, pusat komando Prometric memantau operasi ujian untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu, pasukan pelaksanaan dan akaun Prometric mengumpulkan keputusan calon dan data statistik ujian dari mekanisme pelaporan yang telah dipersetujui sebelumnya untuk semakan Biro.
“Hubungan yang dibina Biro dengan Prometric selama beberapa bulan lalu didasarkan pada ketelusan penuh dan kesediaan untuk menyelesaikan sebarang cabaran atau peluang yang timbul semasa pelaksanaan. Kepercayaan ini membolehkan dialog yang membantu kami melalui halangan yang diciptakan oleh pandemik untuk memenuhi semua pengeluaran dan tarikh pelaksanaan yang telah ditetapkan, memastikan profesional berlesen di Komanwel dapat terus memenuhi keperluan insurans konstituen mereka.”
Richard Tozer, Pengurus Pelesenan Ejen, Biro Insurans Virginia
Muat Turun Kisah Kejayaan