Latar Belakang
Biro Insurans Virginia (Biro) berkhidmat kepada orang awam dengan mengawal, memberi lesen, dan menyiasat syarikat insurans, agensi, dan ejen. Misi mereka adalah untuk memastikan bahawa semua rakyat Virginia mempunyai akses kepada insurans yang boleh dipercayai, dan bahawa semua entiti dan profesional insurans menjalankan perniagaan mereka mengikut undang-undang Virginia.
Pada awal tahun 2020, Biro memilih Prometric sebagai rakan kongsi penyampaian nasional yang baru untuk pelbagai garis kuasa. Setelah lebih daripada 10 tahun dengan penyedia kandungan dan penyampaian ujian yang sedia ada, pemindahan data Biro, pembangunan peraturan perniagaan, penetapan kandungan ujian, dan penerbitan ujian semuanya termasuk dalam skop pelaksanaan. Selain itu, penekanan terhadap pembinaan hubungan yang kukuh dengan Biro, bersama dengan pengalaman luas Prometric dan proses yang telah ditetapkan yang digariskan dalam buku panduan pelaksanaan proprietari kami, dilihat sebagai asas dalam memastikan proses pengurusan perubahan yang berjaya.
Keadaan
Pada bulan Mac 2020, fasa awal pelaksanaan program Biro bertepatan dengan permulaan pandemik COVID-19—yang mengakibatkan proses pelaksanaan secara peribadi yang standard perlu diubah kepada secara jarak jauh. Walaupun pemimpin pelaksanaan dan pengurusan akaun utama Prometric dapat bertemu dengan pemegang kepentingan utama Insurans Virginia secara peribadi sebelum pandemik global, yang membantu mewujudkan asas untuk hubungan yang positif, adalah penting bahawa kehilangan interaksi secara langsung tidak menghalang usaha untuk memastikan kerjasama yang berterusan. Selain menghentikan semua perjalanan berkaitan perniagaan, permulaan pandemik memaksa Prometric untuk membuat keputusan sukar tetapi perlu untuk menutup jaringan pusat ujian globalnya buat sementara waktu, untuk membatasi risiko penyebaran coronavirus baru. Ini mencipta ketidakpastian mengenai sama ada program ujian Biro akan dapat dilaksanakan dengan ujian di pusat pada tarikh kontrak asal 1 Jun 2020. Selain itu, dengan penyedia sedia ada Biro juga tidak dapat menjalankan penyampaian ujian di pusat pada masa ini, keperluan untuk melaksanakan dengan cepat bagi mengelakkan backlog calon yang lebih besar menjadi lebih mendesak.
Strategi
Untuk memastikan peralihan yang lancar dan kesinambungan dari penandatanganan kontrak hingga pelaksanaan program ujian Insurans Virginia, Prometric mengadakan mesyuarat permulaan untuk memudahkan pengenalan dengan pengurus pelaksanaan Prometric berpengalaman dan pasukan akaun Insurans Virginia, yang menawarkan sokongan strategik dan operasi utama; melangkaui peta jalan pelaksanaan dan keperluan kontrak; menetapkan irama dan format untuk mesyuarat projek, termasuk tugas besar yang perlu diselesaikan, tarikh, dan pemilik; dan lebih memahami proses klien semasa dan program tersebut. Setelah mesyuarat projek tidak lagi dapat diadakan secara peribadi, Biro dan Prometric memanfaatkan Microsoft Teams dan video untuk menganjurkan titik sentuhan maya yang berterusan, yang memastikan garis masa tetap pada landasan dan membantu membina asas kerjasama.
Untuk melaksanakan bahagian kandungan ujian program Biro, pengurus pelaksanaan dan pasukan akaun memfasilitasi mesyuarat dengan pasukan pembangunan dan penerbitan ujian Prometric untuk menghantar permohonan jadual berdasarkan bilangan ujian dan tarikh pentadbiran ujian pertama, serta membuat dokumen keperluan ujian dengan Biro untuk item kandungan dan bukan kandungan mereka. Disebabkan pandemik, bengkel semakan ujian secara peribadi dibatalkan, mengakibatkan kelewatan dua minggu kerana sesi maya dirancang dan peserta diberitahu untuk mengakomodasi garis masa penerbitan dan tarikh go-live yang komited. Dari sudut pandang penyampaian ujian, Prometric dan Biro bekerjasama untuk memahami aliran dan pengalaman calon untuk menyiapkan pendaftaran dan penjadualan, mencipta semua komunikasi dalaman dan luaran kepada pemegang kepentingan dan calon yang diperlukan, dan menubuhkan keupayaan laporan kendiri.
Dengan ketidakpastian mengenai bila pusat ujian Prometric dapat dibuka semula dan mengakui kesan yang akan dihadapi oleh peristiwa yang tidak dijangka dalam beberapa bulan lalu terhadap kemampuan calon untuk menduduki ujian dan meneruskan kerjaya dalam industri insurans, Prometric dan Biro bertindak cepat untuk juga menggabungkan ProProctor™, penyelesaian pengawasan jarak jauh Prometric, ke dalam perkhidmatan yang sedang dilaksanakan untuk program tersebut. Peningkatan kepada penyelesaian penyampaian mereka ini, yang memanfaatkan penyelesaian perisian yang sama seperti ujian di pusat untuk memberikan semua calon pengalaman pengguna yang sama di seluruh kitaran ujian, telah dibuat tanpa memberi kesan kepada garis masa asal pelaksanaan atau tanpa kos tambahan kepada Biro atau calon lesen insurans Virginia.
Sebelum hari pentadbiran ujian pertama, Prometric bekerja dengan Biro untuk memantau pendaftaran calon, termasuk pusat ujian mana yang dapat meneruskan operasi semasa pandemik; berapa banyak calon yang dijadualkan untuk ujian di pusat berbanding penilaian jarak jauh; dan sebarang isu atau kebimbangan penjadualan calon. Prometric juga mengenal pasti tempat tambahan dari semasa ke semasa untuk ditambahkan ke pasaran di mana calon lesen insurans dapat menguji—memberikan akses ujian yang lebih besar.
Keputusan
Prometric dan Biro dapat bekerjasama untuk berjaya melaksanakan program mereka dan melancarkan hari ujian pertama mereka tepat pada masanya untuk penyampaian di pusat dan jarak jauh. Sebagai sebahagian daripada amalan terbaik Prometric untuk pentadbiran hari ujian pertama, pusat kawalan Prometric memantau operasi ujian untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu, pasukan pelaksanaan dan akaun Prometric mengumpulkan hasil calon dan data statistik ujian dari mekanisme pelaporan yang telah dipersetujui untuk semakan Biro.
“Hubungan yang dibina Biro dengan Prometric selama beberapa bulan yang lalu didasarkan pada ketelusan penuh dan kesediaan untuk mengatasi sebarang cabaran atau peluang yang timbul semasa pelaksanaan. Kepercayaan ini membolehkan dialog yang membantu kami mengatasi halangan yang dicipta oleh pandemik untuk memenuhi semua deliverables dan tarikh go-live yang komited, memastikan profesional berlesen di Persekutuan dapat terus memenuhi keperluan insurans rakyat mereka.”
Richard Tozer, Pengurus Pelesenan Ejen, Biro Insurans Virginia
Muat Turun Kisah Kejayaan