Contesto
Il Bureau of Insurance della Virginia (il Bureau) serve il pubblico regolamentando, autorizzando e investigando compagnie di assicurazione, agenzie e agenti. La loro missione è garantire che tutti i cittadini della Virginia abbiano accesso a un'assicurazione affidabile e che tutte le entità e professioni assicurative conducano la loro attività in conformità con la legge della Virginia.
All'inizio del 2020, il Bureau ha scelto Prometric come nuovo partner nazionale per la fornitura di più linee di autorità. Dopo più di 10 anni con il loro fornitore di contenuti e consegna d'esame attuale, la migrazione dei dati del Bureau, lo sviluppo delle regole aziendali, l'istituzione del contenuto d'esame e la pubblicazione degli esami erano tutti inclusi nell'ambito dell'implementazione. Inoltre, l'enfasi sulla costruzione di una solida relazione con il Bureau, insieme all'ampia esperienza di Prometric e ai processi consolidati delineati nel nostro esclusivo manuale di implementazione, sono stati considerati fondamentali per garantire un processo di gestione del cambiamento di successo.
Situazione
Nel marzo 2020, le fasi iniziali dell'implementazione del programma del Bureau sono coincise con l'inizio della pandemia di COVID-19, rendendo necessario modificare il processo standard di implementazione in persona in remoto. Sebbene i leader chiave dell'implementazione e della gestione degli account di Prometric siano stati in grado di incontrare di persona i principali stakeholder dell'assicurazione della Virginia prima della pandemia globale, il che ha contribuito a stabilire le basi per una relazione positiva, era imperativo che la perdita delle interazioni faccia a faccia non ostacolasse il mantenimento di una partnership collaborativa e continua. Oltre a fermare tutti i viaggi di lavoro, l'inizio della pandemia ha costretto Prometric a prendere la difficile ma necessaria decisione di chiudere temporaneamente la propria rete di centri di test globali, per limitare il rischio di diffusione del nuovo coronavirus. Questo ha creato incertezze su se il programma d'esame del Bureau sarebbe stato in grado di avviarsi con test in sede entro la data contrattuale originale del 1° giugno 2020. Inoltre, con il fornitore attuale del Bureau anch'esso impossibilitato a somministrare esami in sede durante questo periodo, la necessità di implementare rapidamente per evitare un maggior arretrato di candidati è diventata ancora più imperativa.
Strategia
Per garantire una transizione fluida e continuità dalla firma del contratto all'implementazione del programma d'esame dell'assicurazione della Virginia, Prometric ha tenuto riunioni di avvio per facilitare le presentazioni con il manager dell'implementazione di Prometric e il team di account esperti dell'assicurazione della Virginia, che offrono supporto strategico e operativo fondamentale; esaminare la roadmap di implementazione e i requisiti contrattuali; stabilire una cadenza e un formato per le riunioni di progetto, inclusi i compiti principali da completare, le date e i responsabili; e comprendere meglio i processi attuali dei clienti e il programma. Una volta che le riunioni di progetto non potevano più avvenire di persona, il Bureau e Prometric hanno sfruttato Microsoft Teams e video per ospitare punti di contatto virtuali e continuativi, che hanno mantenuto il programma in carreggiata e hanno contribuito a costruire le basi della partnership.
Per implementare la parte di contenuto d'esame del programma del Bureau, il manager di implementazione e il team di account hanno facilitato incontri con i team di sviluppo e pubblicazione dei test di Prometric per presentare una richiesta di programma basata sul numero di esami e sulla data della prima amministrazione dell'esame, e creare un documento di requisiti di test con il Bureau per i loro contenuti e articoli non contenutistici. A causa della pandemia, il workshop di revisione degli esami in persona è stato annullato, risultando in un ritardo di due settimane poiché sono state pianificate sessioni virtuali e i partecipanti sono stati avvisati per adeguarsi ai tempi di pubblicazione e alle date di avvio impegnate. Dal punto di vista della consegna degli esami, Prometric e il Bureau hanno lavorato insieme per comprendere il flusso e l'esperienza dei candidati per impostare registrazione e programmazione, creare tutte le comunicazioni interne ed esterne per le parti interessate e i candidati necessari, e stabilire capacità di reporting autonomo.
Con l'incertezza su quando i centri di test Prometric potessero riaprire e riconoscendo l'impatto che gli eventi imprevisti degli ultimi mesi avrebbero avuto sulla capacità dei candidati di sostenere gli esami e di perseguire una carriera nel settore assicurativo, Prometric e il Bureau hanno agito rapidamente per incorporare anche ProProctor™, la soluzione di vigilanza remota di Prometric, nei servizi implementati per il programma. Questo miglioramento della loro soluzione di consegna, che sfrutta la stessa soluzione software dei test in sede per fornire a tutti i candidati la stessa esperienza utente durante l'intero ciclo di test, è stato effettuato senza impatti sui tempi originali dell'implementazione o senza costi aggiuntivi per il Bureau o per i candidati alla licenza assicurativa della Virginia.
Prima del primo giorno di somministrazione dell'esame, Prometric ha lavorato con il Bureau per monitorare la registrazione dei candidati, incluso quali centri di test erano in grado di riprendere le operazioni durante la pandemia; quanti candidati erano programmati per test in sede rispetto a valutazioni remote; e eventuali problemi o preoccupazioni nella programmazione dei candidati. Prometric ha anche identificato ulteriori posti nel tempo da aggiungere ai mercati in cui i candidati per la licenza assicurativa potevano testare, fornendo un maggiore accesso ai test.
Risultato
Prometric e il Bureau sono stati in grado di lavorare insieme per implementare con successo il loro programma e lanciare il loro primo giorno d'esame in tempo sia per la consegna in sede che per quella remota. Come parte delle migliori pratiche di Prometric per la prima amministrazione del giorno d'esame, il centro di comando di Prometric ha monitorato le operazioni di test per garantire che tutto andasse liscio. Inoltre, i team di implementazione e di account di Prometric hanno raccolto i risultati dei candidati e i dati statistici sui test da meccanismi di reporting pre-accordati per la revisione del Bureau.
“La relazione che il Bureau ha costruito con Prometric negli ultimi mesi si è basata su completa trasparenza e disponibilità a lavorare attraverso qualsiasi sfida o opportunità presentata durante l'implementazione. Questa fiducia ha permesso dialoghi che ci hanno aiutato a superare gli ostacoli creati dalla pandemia per soddisfare tutte le consegne e la data di avvio impegnata, garantendo che i professionisti autorizzati nel Commonwealth potessero continuare a soddisfare le esigenze assicurative dei loro cittadini.”
Richard Tozer, Manager per la Licenza degli Agenti, Virginia Bureau of Insurance
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