Pencarian
Kisah Sukses / Asuransi VA Mengelola Perubahan Pengiriman dengan Mulus

Asuransi VA Mengelola Perubahan Pengiriman dengan Lancar

Penutupan pusat ujian dan semakin banyaknya pertemuan jarak jauh berarti Biro Asuransi Virginia harus bertindak cepat untuk mengatasi perubahan di era pandemi, sehingga mereka bermitra dengan Prometric untuk mendorong perubahan cepat dalam penyampaian ujian.

Delivering a Seamless Implementation Successfully building a partnership creating alternative solutions for a licensure exam program

Latar Belakang

Biro Asuransi Virginia (Biro) melayani publik dengan mengatur, melisensikan, dan menyelidiki perusahaan asuransi, agensi, dan agen. Misi mereka adalah untuk memastikan bahwa semua warga Virginia memiliki akses ke asuransi yang dapat diandalkan, dan bahwa semua entitas dan profesional asuransi menjalankan bisnis mereka sesuai dengan hukum Virginia.

Pada awal tahun 2020, Biro memilih Prometric sebagai mitra penyampaian nasional baru untuk berbagai lini otoritas. Setelah lebih dari 10 tahun dengan penyedia konten dan penyampaian ujian yang sudah ada, migrasi data Biro, pengembangan aturan bisnis, penetapan konten ujian, dan penerbitan ujian semuanya termasuk dalam ruang lingkup implementasi. Selain itu, penekanan pada membangun hubungan yang kuat dengan Biro, bersama dengan pengalaman luas Prometric dan proses yang telah ditetapkan yang tercantum dalam buku panduan implementasi kepemilikan kami, dianggap sebagai dasar dalam memastikan proses manajemen perubahan yang sukses.

Situasi

Pada Maret 2020, fase awal pelaksanaan program Biro bersamaan dengan dimulainya pandemi COVID-19—yang mengakibatkan proses pelaksanaan tatap muka standar perlu diubah menjadi jarak jauh. Sementara pemimpin implementasi kunci dan manajemen akun Prometric dapat bertemu dengan pemangku kepentingan kunci Asuransi Virginia secara langsung sebelum pandemi global, yang membantu membangun dasar untuk hubungan yang positif, sangat penting agar hilangnya interaksi tatap muka tidak menghambat upaya untuk memastikan kemitraan yang berkelanjutan dan kolaboratif. Selain menghentikan semua perjalanan terkait bisnis, munculnya pandemi memaksa Prometric untuk mengambil keputusan sulit namun perlu untuk menutup sementara jaringan pusat ujian globalnya, guna membatasi risiko penyebaran virus corona baru. Hal ini menciptakan ketidakpastian mengenai apakah program ujian Biro dapat dilaksanakan dengan pengujian di pusat pada tanggal kontrak asli 1 Juni 2020. Selain itu, dengan penyedia yang ada di Biro juga tidak dapat melaksanakan pengujian di pusat selama waktu ini, kebutuhan untuk segera melaksanakan agar menghindari penumpukan kandidat yang lebih besar menjadi semakin mendesak.

Strategi

Untuk memastikan transisi yang lancar dan kelanjutan dari penandatanganan kontrak hingga pelaksanaan program ujian Virginia Insurance, Prometric mengadakan pertemuan kick-off untuk memfasilitasi perkenalan dengan manajer implementasi Prometric yang berpengalaman dan tim akun dari Virginia Insurance, yang menawarkan dukungan strategis dan operasional yang penting; menjelaskan roadmap implementasi dan persyaratan kontrak; menetapkan ritme dan format untuk pertemuan proyek, termasuk tugas-tugas besar yang harus diselesaikan, tanggal, dan pemiliknya; serta lebih memahami proses klien saat ini dan program tersebut. Setelah pertemuan proyek tidak dapat lagi dilakukan secara langsung, Biro dan Prometric memanfaatkan Microsoft Teams dan video untuk mengadakan titik kontak virtual yang berkelanjutan, yang menjaga jadwal tetap pada jalurnya dan membantu membangun fondasi kemitraan.

Untuk melaksanakan bagian konten ujian dari program Biro, manajer implementasi dan tim akun memfasilitasi pertemuan dengan tim pengembangan dan penerbitan ujian Prometric untuk mengajukan permintaan jadwal berdasarkan jumlah ujian dan tanggal pelaksanaan ujian pertama, serta membuat dokumen persyaratan ujian dengan Biro untuk item konten dan non-konten mereka. Karena pandemi, lokakarya tinjauan ujian secara langsung dibatalkan, yang mengakibatkan penundaan dua minggu karena sesi virtual direncanakan dan peserta diberitahu untuk mengakomodasi jadwal penerbitan dan tanggal go-live yang telah ditetapkan. Dari sudut pandang penyampaian ujian, Prometric dan Biro bekerja sama untuk memahami alur dan pengalaman kandidat untuk mengatur pendaftaran dan penjadwalan, membuat semua komunikasi internal dan eksternal kepada pemangku kepentingan dan kandidat yang diperlukan, serta menetapkan kemampuan pelaporan mandiri.

Dengan ketidakpastian mengenai kapan pusat ujian Prometric dapat dibuka kembali dan menyadari dampak yang akan ditimbulkan oleh peristiwa yang tidak terduga dalam beberapa bulan terakhir terhadap kemampuan peserta ujian untuk mengikuti ujian dan mengejar karir di industri asuransi, Prometric dan Biro bertindak cepat untuk juga menggabungkan ProProctor™, solusi proktor jarak jauh dari Prometric, ke dalam layanan yang diterapkan untuk program tersebut. Peningkatan pada solusi pengiriman mereka ini, yang memanfaatkan perangkat lunak yang sama seperti pengujian di pusat untuk memberikan pengalaman pengguna yang sama kepada semua kandidat di seluruh siklus ujian, dilakukan tanpa mempengaruhi timeline asli implementasi atau tanpa biaya tambahan bagi Biro atau kandidat lisensi asuransi Virginia.

Sebelum hari pelaksanaan ujian pertama, Prometric bekerja dengan Biro untuk memantau pendaftaran kandidat, termasuk pusat ujian mana yang dapat melanjutkan operasi selama pandemi; berapa banyak kandidat yang dijadwalkan untuk pengujian di pusat dibandingkan dengan penilaian jarak jauh; dan masalah atau kekhawatiran penjadwalan kandidat. Prometric juga mengidentifikasi kursi tambahan dari waktu ke waktu untuk ditambahkan ke pasar di mana kandidat lisensi asuransi dapat mengikuti ujian—memberikan akses pengujian yang lebih besar.

“Hubungan yang dibangun oleh Biro dengan Prometric selama beberapa bulan terakhir didasarkan pada transparansi penuh dan kesediaan untuk mengatasi tantangan atau peluang yang muncul selama pelaksanaan. Kepercayaan ini memungkinkan terjadinya dialog yang membantu kita melewati hambatan yang ditimbulkan oleh pandemi untuk memenuhi semua deliverables dan tanggal go-live yang telah disepakati, memastikan bahwa para profesional berlisensi di Persemakmuran dapat terus memenuhi kebutuhan asuransi konstituen mereka.”

Richard Tozer

Manajer Lisensi Agen, Biro Asuransi Virginia

Hasi

Prometric dan Biro berhasil bekerja sama untuk berhasil melaksanakan program mereka dan meluncurkan hari ujian pertama mereka tepat waktu untuk pengiriman di pusat dan jarak jauh. Sebagai bagian dari praktik terbaik Prometric untuk administrasi hari ujian pertama, pusat komando Prometric memantau operasi ujian untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu, tim implementasi dan akun Prometric mengumpulkan hasil kandidat dan data statistik pengujian dari mekanisme pelaporan yang telah disepakati sebelumnya untuk ditinjau oleh Biro.

Unduh Kisah Sukses