Pozadina
Virginia Bureau of Insurance (Ured) služi javnosti regulirajući, licencirajući i istražujući osiguravajuće tvrtke, agencije i agente. Njihova misija je osigurati da svi Virginijci imaju pristup pouzdanim osiguranjima te da svi osiguravajući entiteti i profesionalci vode svoje poslovanje u skladu s zakonima Virginije.
Početkom 2020. godine, Ured je odabrao Prometric kao svog novog nacionalnog partnera za isporuku za više linija ovlasti. Nakon više od 10 godina s postojećim pružateljem sadržaja ispita i isporuke, migracija podataka Ureda, razvijanje poslovnih pravila, uspostavljanje sadržaja ispita i objavljivanje ispita sve su bile u okviru implementacije. Osim toga, naglasak na izgradnji jakog odnosa s Uredom, zajedno s bogatim iskustvom Prometrica i uspostavljenim procesima navedenim u našem vlastitom priručniku za implementaciju, smatrani su temeljnim za osiguranje uspješnog procesa upravljanja promjenama.
Situacija
U ožujku 2020. godine, rane faze implementacije programa Ureda poklopile su se s početkom pandemije COVID-19, što je rezultiralo potrebom da se standardni proces implementacije uživo promijeni na daljinu. Dok su ključni lideri za implementaciju i upravljanje računima Prometrica mogli osobno se sastati s ključnim dionicima Virginia Insurance prije globalne pandemije, što je pomoglo uspostaviti osnovu za pozitivan odnos, bilo je od vitalnog značaja da gubitak osobnih interakcija ne ometa osiguranje kontinuiranog i suradničkog partnerstva. Osim zaustavljanja svih putovanja povezanih s poslom, početak pandemije prisilio je Prometric na tešku, ali nužnu odluku o privremenom zatvaranju svoje globalne mreže testnih centara, kako bi se smanjio rizik od širenja novog koronavirusa. To je stvorilo neizvjesnost oko toga hoće li se program ispita Ureda moći pokrenuti s ispitivanjem u centrima do prvotnog datuma ugovora od 1. lipnja 2020. Osim toga, s obzirom na to da je postojeći pružatelj Ureda također bio nesposoban provoditi ispitivanje u centrima tijekom ovog razdoblja, potreba za brzim implementacijama kako bi se izbjeglo veće zaostajanje kandidata postala je još hitnija.
Strategija
Kako bi osigurali glatku tranziciju i kontinuitet od potpisivanja ugovora do implementacije programa ispita Virginia Insurance, Prometric je održao uvodne sastanke kako bi olakšao predstavljanje s iskusnim menadžerom implementacije i timom za račune Virginia Insurance, koji nude ključnu stratešku i operativnu podršku; proći kroz plan implementacije i zahtjeve ugovora; uspostaviti ritam i format za projektne sastanke, uključujući glavne zadatke za dovršavanje, datume i vlasnike; i bolje razumjeti trenutne procese klijenata i program. Kada sastanci projekta više nisu mogli biti održani uživo, Ured i Prometric iskoristili su Microsoft Teams i video kako bi organizirali virtualne, kontinuirane kontakte, koji su održavali vremenski okvir i pomogli u izgradnji temelja partnerstva.
Kako bi implementirali dio sadržaja ispita programa Ureda, menadžer implementacije i tim za račune olakšali su sastanke s timovima za razvoj i objavljivanje ispita Prometrica kako bi podnijeli zahtjev za raspored temeljen na broju ispita i datumu prve administracije ispita, te izradili dokument zahtjeva za testiranje s Uredom za njihove sadržaje i ne-sadržajne stavke. Zbog pandemije, radionica za pregled ispita uživo je otkazana, što je rezultiralo dvotjednim kašnjenjem jer su planirane virtualne sesije, a sudionici su obaviješteni kako bi se uskladili s rokovima objavljivanja i dogovorenim datumima pokretanja. S aspekta isporuke ispita, Prometric i Ured radili su zajedno kako bi razumjeli protok i iskustvo kandidata kako bi postavili registraciju i raspoređivanje, stvorili sve interne i vanjske komunikacije za potrebne dionike i kandidate, te uspostavili mogućnosti izvještavanja samoposluživanja.
S neizvjesnošću oko toga kada će se testni centri Prometrica ponovno otvoriti i prepoznavanjem utjecaja koji će nepredviđeni događaji proteklih nekoliko mjeseci imati na sposobnost ispitanika da polažu ispite i nastave karijeru u industriji osiguranja, Prometric i Ured brzo su djelovali kako bi također uključili ProProctor™, Prometricovo rješenje za daljinsko nadgledanje, u usluge koje se implementiraju za program. Ova nadogradnja na njihovo rješenje isporuke, koja koristi isto softversko rješenje kao i testiranje u centrima kako bi svim kandidatima pružila isto korisničko iskustvo tijekom cijelog životnog ciklusa testiranja, napravljena je bez utjecaja na prvotni vremenski okvir implementacije ili bez dodatnih troškova za Ured ili kandidate za licencu Virginia.
Prije prvog dana administracije ispita, Prometric je surađivao s Uredom kako bi pratio registraciju kandidata, uključujući koji su testni centri mogli obnoviti rad tijekom pandemije; koliko je kandidata bilo zakazano za testiranje u centrima naspram daljinske procjene; i sve probleme ili zabrinutosti vezane uz raspoređivanje kandidata. Prometric je također identificirao dodatna mjesta tijekom vremena kako bi dodao na tržišta gdje su kandidati za licencu u osiguranju mogli polagati ispite—osiguravajući veći pristup testiranju.
Ishod
Prometric i Ured uspjeli su zajednički raditi na uspješnoj implementaciji svog programa i pokretanju prvog dana ispita na vrijeme za isporuku u centrima i daljinski. Kao dio najboljih praksi Prometrica za prvi dan administracije ispita, komandni centar Prometrica pratio je operacije ispita kako bi osigurao da sve ide glatko. Osim toga, implementacijski i računovski timovi Prometrica prikupili su rezultate kandidata i podatke o statistici testiranja iz prethodno dogovorenih mehanizama izvještavanja za pregled Ureda.
„Odnosi koje je Ured izgradio s Prometricom tijekom posljednjih nekoliko mjeseci temeljili su se na potpunoj transparentnosti i spremnosti da se kroz bilo koje izazove ili prilike koje su se pojavile tijekom implementacije. Ovo povjerenje omogućilo je dijaloge koji su nam pomogli da prevaziđemo prepreke stvorene pandemijom kako bismo ispunili sve obaveze i dogovoreni datum pokretanja, osiguravajući da licencirani profesionalci u Commonwealthu mogu nastaviti zadovoljiti osiguravajuće potrebe svojih građana.”
Richard Tozer, Menadžer za licenciranje agenata, Virginia Bureau of Insurance
Preuzmi Priču o Uspjehu