Pozadina
Biro za osiguranje Virginije (Biro) služi javnosti regulirajući, licencirajući i istražujući osiguravajuće kompanije, agencije i agente. Njihova misija je osigurati da svi građani Virginije imaju pristup pouzdanom osiguranju i da svi osiguravajući entiteti i stručnjaci obavljaju svoje poslovanje u skladu sa zakonima Virginije.
Početkom 2020. godine, Biro je odabrao Prometric kao svog novog nacionalnog partnera za isporuku u vezi s više linija ovlasti. Nakon više od 10 godina suradnje s njihovim postojećim dobavljačem sadržaja ispita i isporuke, migracija podataka Biroa, razvijanje poslovnih pravila, uspostavljanje sadržaja ispita i objavljivanje ispita bila su u okviru implementacije. Dodatno, naglasak na izgradnji snažnog odnosa s Birom, zajedno s opsežnim iskustvom Prometric-a i uspostavljenim procesima opisanim u našem vlasničkom priručniku za implementaciju, smatrani su temeljnim za osiguranje uspješnog procesa upravljanja promjenama.
Situacija
U ožujku 2020. godine, rane faze implementacije programa Biroa poklopile su se s početkom pandemije COVID-19—što je rezultiralo time da je standardni proces implementacije uživo trebao biti izmijenjen u daljinski. Iako su ključni lideri za implementaciju i upravljanje računima iz Prometric-a mogli razgovarati s ključnim dionicima iz osiguranja Virginije uživo prije globalne pandemije, što je pomoglo u uspostavljanju pozitivnog odnosa, bilo je imperativno da gubitak osobnih interakcija ne ometa osiguranje kontinuirane i kolaborativne suradnje. Pored zaustavljanja svih poslovnih putovanja, početak pandemije prisilio je Prometric da donese tešku, ali nužnu odluku o privremenom zatvaranju svoje globalne mreže testnih centara kako bi se smanjio rizik od širenja novog koronavirusa. To je stvorilo neizvjesnost oko toga hoće li program ispita Biroa moći početi s ispitivanjem u centrima do prvobitnog ugovorenog datuma 1. lipnja 2020. Dodatno, budući da je i trenutni dobavljač Biroa također bio nesposoban provoditi ispitivanje u centrima tijekom tog vremena, potreba za brzim implementiranjem kako bi se izbjeglo veće kašnjenje kandidata postala je još imperativnija.
Strategija
Kako bi osigurali glatku tranziciju i kontinuitet od potpisivanja ugovora do implementacije programa ispita osiguranja Virginije, Prometric je održao inicijalne sastanke kako bi olakšao upoznavanje sa iskusnim menadžerom implementacije i timom za račune iz Prometric-a, koji nude ključnu stratešku i operativnu podršku; pregledali putanju implementacije i ugovorne zahtjeve; uspostavili ritam i format za projektne sastanke, uključujući glavne zadatke koje treba završiti, datume i odgovorne osobe; i bolje razumjeli trenutne procese klijenta i program. Kada više nije bilo moguće održavati projektne sastanke uživo, Biro i Prometric koristili su Microsoft Teams i video kako bi održali virtualne, kontinuirane kontakte, što je održalo vremenski plan i pomoglo u izgradnji temelja partnerstva.
Kako bi implementirali dio sadržaja ispita programa Biroa, menadžer implementacije i tim za račune olakšali su sastanke s timovima za razvoj i objavljivanje testova iz Prometric-a kako bi podnijeli zahtjev za raspored na temelju broja ispita i prvog datuma provođenja ispita, te izradili dokument s zahtjevima ispita s Birom za njihove sadržajne i ne-sadržajne stavke. Zbog pandemije, radionica za pregled ispita održana uživo bila je otkazana, što je rezultiralo dvotjednim kašnjenjem dok su planirane virtualne sesije i sudionici obaviješteni kako bi se prilagodili rokovima objavljivanja i dogovorenim datumima početka. S aspekta isporuke ispita, Prometric i Biro radili su zajedno kako bi razumjeli protok i iskustvo kandidata, postavili registraciju i raspored, stvorili svu internu i eksternu komunikaciju prema potrebnim dionicima i kandidatima, te uspostavili mogućnosti samostalnog izvještavanja.
Sa neizvjesnošću oko toga kada će se testni centri Prometric-a moći ponovno otvoriti i prepoznavanjem utjecaja nepredviđenih događaja u proteklih nekoliko mjeseci na sposobnost ispitanika da polažu ispite i da slijede karijeru u industriji osiguranja, Prometric i Biro brzo su djelovali kako bi također uključili ProProctor™, Prometric-ovo rješenje za daljinsko nadgledanje, u usluge koje se implementiraju za program. Ovo poboljšanje njihove rješenja za isporuku, koje koristi isti softver kao i ispitivanje u centrima kako bi svim kandidatima pružilo isto korisničko iskustvo kroz cijeli životni ciklus testiranja, provedeno je bez utjecaja na prvobitni vremenski okvir implementacije ili dodatnih troškova za Biro ili kandidate za licencu osiguranja Virginije.
Prije prvog dana provođenja ispita, Prometric je radio s Birom kako bi pratio registraciju kandidata, uključujući koji su testni centri mogli nastaviti s radom tijekom pandemije; koliko je kandidata bilo zakazano za ispitivanje u centrima naspram daljinskog ocjenjivanja; i sve probleme ili zabrinutosti vezane uz raspoređivanje kandidata. Prometric je također identificirao dodatna mjesta s vremenom kako bi dodao na tržišta gdje su kandidati za licencu osiguranja mogli polagati ispite—osiguravajući veći pristup testiranju.
Rezultat
Prometric i Biro uspjeli su surađivati kako bi uspješno implementirali svoj program i započeli svoj prvi dan ispita na vrijeme za ispitivanje u centrima i daljinsku isporuku. Kao dio najboljih praksi Prometric-a za prvu administraciju ispita, zapovjedni centar Prometric-a nadzirao je operacije ispita kako bi osigurao da sve ide glatko. Osim toga, implementacijski i računovodstveni timovi Prometric-a prikupili su rezultate kandidata i podatke o statistici testiranja iz prethodno dogovorenih mehanizama izvještavanja za pregled Biroa.
“Odnosi koje je Biro izgradio s Prometric-om tijekom posljednjih nekoliko mjeseci temeljili su se na potpunoj transparentnosti i spremnosti na rješavanje svih izazova ili prilika koje su se pojavile tijekom implementacije. Ovo povjerenje omogućilo je dijaloge koji su nam pomogli da prevaziđemo prepreke stvorene pandemijom kako bismo ispunili sve obaveze i dogovorene datume početka, osiguravajući da licencirani stručnjaci u Commonwealth-u mogu nastaviti zadovoljiti osiguravajuće potrebe svojih građana.”
Richard Tozer, Menadžer za licenciranje agenata, Biro za osiguranje Virginije
Preuzmi Priču o Uspjehu