背景
バージニア州保険局（局）は、保険会社、代理店、および代理人を規制、ライセンス付与、調査することにより、公共の利益に奉仕しています。彼らの使命は、すべてのバージニア州民が信頼できる保険にアクセスできるようにし、すべての保険関連の機関および専門家がバージニア州の法律に従ってビジネスを行うことを保証することです。
2020年初頭、局は複数の権限ラインのための新しい全国的な提供パートナーとしてPrometricを選定しました。既存の試験コンテンツおよび提供プロバイダーとの10年以上の関係を経て、局のデータの移行、ビジネスルールの策定、試験コンテンツの確立、および試験の公開が実装の範囲に含まれていました。さらに、局との強固な関係を築くことの重要性と、Prometricの豊富な経験と独自の実装プレイブックに示された確立されたプロセスが、成功した変更管理プロセスを確保するための基盤として見なされました。
状況
2020年3月、局のプログラム実装の初期段階はCOVID-19パンデミックの開始と重なり、標準の対面実装プロセスがリモートに変更される必要がありました。Prometricの主要な実装およびアカウント管理のリーダーたちは、グローバルパンデミック前にバージニア州保険の主要な利害関係者と対面で会うことができ、ポジティブな関係の基盤を築くのに役立ちましたが、対面でのやり取りを失うことが、継続的かつ協力的なパートナーシップを確保する上で妨げにならないことが不可欠でした。すべての業務関連の旅行を停止することに加え、パンデミックの発生により、Prometricは新型コロナウイルスの感染拡大のリスクを制限するために、グローバルなテストセンターのネットワークを一時的に閉鎖するという困難だが必要な決定を下さざるを得ませんでした。これにより、局の試験プログラムが2020年6月1日の元の契約日までにセンター内テストを開始できるかどうかに不確実性が生まれました。さらに、局の既存のプロバイダーもこの期間中にセンター内試験を実施できなかったため、候補者のバックログを避けるために迅速に実装する必要性がさらに重要になりました。
戦略
契約締結からバージニア州保険の試験プログラムの実装までのスムーズな移行と継続性を確保するために、Prometricはキックオフミーティングを開催し、バージニア州保険の経験豊富なPrometric実装マネージャーおよびアカウントチームとの紹介を促進しました。このチームは、重要な戦略的および運営的サポートを提供し、実装のロードマップと契約要件を説明し、プロジェクト会議のためのリズムと形式を設定し、完了すべき主要なタスク、日付、担当者を含め、現在のクライアントプロセスとプログラムをよりよく理解しました。プロジェクト会議が対面で行えなくなった後、局とPrometricはMicrosoft Teamsとビデオを活用して、バーチャルで継続的な接点を開催し、タイムラインを順調に進め、パートナーシップの基盤を築くのに役立ちました。
局のプログラムの試験コンテンツ部分を実装するために、実装マネージャーとアカウントチームは、Prometricの試験開発および公開チームとの会議を促進し、試験の数と最初の試験実施日を基にスケジュールリクエストを提出し、局と試験要件文書を作成しました。パンデミックの影響で、対面の試験レビューワークショップはキャンセルされ、バーチャルセッションを計画し、出版のタイムラインと確約された開始日に対応するために参加者に通知するために2週間の遅延が生じました。試験提供の観点から、Prometricと局は協力して候補者の流れと体験を理解し、登録とスケジューリングを設定し、必要な利害関係者や候補者に対するすべての内部および外部コミュニケーションを作成し、セルフサービスの報告機能を確立しました。
Prometricの試験センターが再開できる時期に関する不確実性と、過去数ヶ月の予期しない出来事が試験を受ける候補者の能力や保険業界でのキャリア追求に与える影響を認識し、Prometricと局は迅速にProProctor™、Prometricのリモートプロクタリングソリューションをプログラムの実装サービスに組み込むことを決定しました。この提供ソリューションの強化は、センター内テストと同じソフトウェアソリューションを利用して、すべての候補者に試験ライフサイクル全体で同じユーザー体験を提供するものであり、実装の元のタイムラインや局またはバージニア州保険ライセンス候補者への追加コストに影響を与えることなく行われました。
最初の試験実施日の前に、Prometricは局と協力して候補者の登録を監視し、パンデミック中にどの試験センターがオペレーションを再開できるか、センター内テストとリモート評価のためにスケジュールされた候補者の数、候補者のスケジューリングに関する問題や懸念を確認しました。Prometricはまた、保険ライセンス候補者が試験を受けられる市場に追加の席を時間をかけて特定し、より多くの試験アクセスを提供しました。
結果
Prometricと局は協力してプログラムを成功裏に実装し、センター内およびリモート配信の両方で初めての試験日を予定通りに開始することができました。Prometricの初めての試験日実施におけるベストプラクティスの一環として、Prometricのコマンドセンターは試験運営を監視し、すべてがスムーズに進むことを確認しました。さらに、Prometricの実装およびアカウントチームは、局のレビューのために事前に合意された報告メカニズムから候補者の結果と試験統計データを収集しました。
「局がPrometricとの関係を築いた数ヶ月は、完全な透明性と実装中に示された課題や機会を通じて取り組む意欲に基づいていました。この信頼により、パンデミックによって生じた障害を克服し、すべての成果物と確約された開始日に間に合うように進むための対話が可能になりました。これにより、コモンウェルス内のライセンスを持つ専門家が、彼らの有権者の保険ニーズを引き続き満たすことができました。」
リチャード・トウザー、エージェントライセンスマネージャー、バージニア州保険局
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