背景
バージニア州保険局（局）は、保険会社、代理店、代理人を規制、ライセンス付与、調査することによって公共に奉仕しています。彼らの使命は、すべてのバージニア州民が信頼できる保険にアクセスできることを確保し、すべての保険関連機関と専門家がバージニア州法に従って業務を行うことです。
2020年初頭、局は複数の権限のための新しい全国的な提供パートナーとしてPrometricを選びました。既存の試験コンテンツおよび提供者との10年以上の関係を経て、局のデータ移行、ビジネスルールの策定、試験内容の確立、試験の公開が実装の範囲内に含まれていました。さらに、局との強固な関係を構築することに重点が置かれ、Prometricの豊富な経験と当社の独自の実装プレイブックに概説された確立されたプロセスは、成功する変更管理プロセスを確保するための基盤と見なされました。
現状
2020年3月、局のプログラム実装の初期段階はCOVID-19パンデミックの開始と重なり、標準の対面実装プロセスをリモートに変更する必要が生じました。Prometricの主要な実装およびアカウント管理リーダーは、グローバルパンデミックの前にバージニア州保険の主要な利害関係者と対面で会議を持つことができ、ポジティブな関係の基盤を築くのに役立ちましたが、対面でのインタラクションが失われても、継続的で協力的なパートナーシップを確保することが不可欠でした。すべての業務関連の旅行が停止されるだけでなく、パンデミックの発生により、Prometricは新型コロナウイルスの感染拡大のリスクを制限するために、グローバルなテストセンターネットワークを一時的に閉鎖するという困難だが必要な決定を下すことを余儀なくされました。これにより、局の試験プログラムが2020年6月1日の契約日までにセンターでの試験を開始できるかどうかの不確実性が生まれました。さらに、局の既存の提供者もこの期間中にセンターでの試験提供を行うことができなかったため、大規模な候補者のバックログを回避するために迅速に実装する必要がさらに重要になりました。
戦略
バージニア州保険の試験プログラムの契約締結から実装までの円滑な移行と継続性を確保するために、Prometricは、バージニア州保険の経験豊富なPrometric実装マネージャーとアカウントチームとの紹介を促進するキックオフミーティングを開催しました。これにより、重要な戦略的および運営的サポートを提供し、実装ロードマップと契約要件を確認し、プロジェクト会議のためのリズムと形式を確立し、完了すべき主要タスク、日付、担当者を含めて、現在のクライアントプロセスとプログラムをよりよく理解しました。プロジェクト会議が対面で行えなくなった後、局とPrometricはMicrosoft Teamsとビデオを活用して、仮想の継続的なタッチポイントを開催し、タイムラインを順調に保ち、パートナーシップの基盤を築くのを助けました。
局のプログラムの試験コンテンツ部分を実装するために、実装マネージャーとアカウントチームは、Prometricの試験開発および出版チームと会議を行い、試験数と最初の試験実施日を基にスケジュールリクエストを提出し、局との試験要件文書を作成しました。パンデミックの影響で、対面での試験レビューワークショップはキャンセルされ、仮想セッションが計画され、参加者に通知されることで、出版のタイムラインと約束されたゴーライブデータに対応するために2週間の遅延が生じました。試験提供の観点から、Prometricと局は候補者の流れと体験を理解し、登録とスケジューリングを設定し、必要な利害関係者や候補者へのすべての内部および外部コミュニケーションを作成し、自己サービスの報告機能を確立するために協力しました。
Prometricのテストセンターが再開できる時期についての不確実性があり、過去数ヶ月の予期しない出来事が受験者が試験を受けたり保険業界でのキャリアを追求したりする能力に与える影響を認識し、Prometricと局は迅速に行動し、プログラムの提供サービスにPrometricのリモートプロクタリングソリューションであるProProctor™を組み込むことにしました。この提供ソリューションの強化は、センターでの試験と同じソフトウェアソリューションを活用し、すべての候補者に試験ライフサイクル全体で同じユーザー体験を提供するもので、元の実装のタイムラインや局またはバージニア州保険ライセンス候補者に追加のコストをかけることなく実施されました。
最初の試験実施日の前に、Prometricは局と協力して候補者の登録を監視しました。これには、パンデミック中に業務を再開できた試験センター、対面試験のためにスケジュールされた候補者の数、リモート評価の候補者、そして候補者のスケジューリングに関する問題や懸念が含まれました。Prometricはまた、時間の経過とともに保険ライセンス候補者が試験を受けることができる市場に追加の座席を特定し、より多くの試験アクセスを提供しました。
結果
Prometricと局は協力してプログラムを成功裏に実装し、対面およびリモート提供の両方で最初の試験日を時間通りに開始することができました。Prometricの最初の試験日実施に関するベストプラクティスの一環として、Prometricのコマンドセンターは試験運営を監視し、すべてがスムーズに進むことを確認しました。さらに、Prometricの実装およびアカウントチームは、局のレビューのために事前に合意された報告メカニズムから候補者の結果や試験統計データを収集しました。
“局がPrometricと築いた関係は、完全な透明性と実装中に提示された課題や機会に取り組む意欲に基づいています。この信頼により、私たちはパンデミックによって生じた障害を乗り越え、すべての成果物と約束されたゴーライブ日を満たすための対話を進めることができました。これにより、コモンウェルスのライセンスを持つ専門家がその選挙区の保険ニーズを引き続き満たすことができました。”
リチャード・トウザー、エージェントライセンスマネージャー、バージニア州保険局
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