politica sulla riservatezza

Informativa sulla privacy di Prometric

Ultimo aggiornamento: settembre 2023

informazioni generali

Prometric LLC è una società a responsabilità limitata del Delaware, USA, con sede principale dell'attività situata a 1501 South Clinton Street, Baltimora, Maryland 21224 USA (di seguito, "Società", "noi" o "noi"). Prometric può agire come titolare del trattamento o come responsabile del trattamento a seconda del suo rapporto con l'interessato.

La presente Informativa sulla privacy (“Informativa”) è stata redatta e implementata in conformità con i principi qui stabiliti, per descrivere le nostre pratiche relative alla raccolta e al trattamento dei dati personali relativi ai candidati al test, ai clienti, agli appaltatori e ai partner. Prometric presta particolare attenzione al rispetto della privacy e dei dati personali e si impegna a rispettare la presente Politica e in conformità con la Legge Applicabile.

In particolare, la Società si impegna a rispettare tutte le leggi sulla protezione dei dati nei luoghi in cui opera, tra cui:

• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché sulla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) (“GDPR”);
• Il California Consumer Privacy Act del 2018 (“CCPA”), come modificato dal California Privacy Rights Act del 2020 (“CPPA”);
• La Legge sulla Protezione dei Dati Personali della Repubblica Popolare Cinese (“PIPL”);
• Altre normative rilevanti sulla protezione dei dati in cui opera la Società.

“Legge applicabile” si riferisce alla legge nazionale sulla protezione dei dati o alla normativa applicabile relativa alla protezione dei dati.

Per “Dati personali” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.

Per “trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite su Dati personali o su insiemi di Dati personali, anche con mezzi automatizzati, come raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o alterazione, recupero, consultazione, uso, divulgazione mediante trasmissione, diffusione o altrimenti messa a disposizione, allineamento o combinazione, restrizione, cancellazione o distruzione.

1. Quali tipi di dati personali raccogliamo?

Prometric raccoglie i seguenti dati personali in base al rapporto dell'utente con la Società e alla legge applicabile:

• Dettagli di contatto tra cui nome, indirizzo, numero di telefono, numero di identificazione specifico del paese, indirizzo e-mail, informazioni di accesso e password
• Data di nascita
• Genere
• Dettagli sulla pianificazione del test del candidato
• Dettagli sulla valutazione del test, incluso il numero ID del candidato al test, gli esami sostenuti e quando, i punteggi relativi a tali esami, quante volte è stato sostenuto un esame o qualsiasi sezione particolare degli esami
• Numeri di previdenza sociale ove richiesto dallo sponsor del test per i candidati (Stati Uniti)
• Informazioni sui pagamenti e sugli istituti finanziari
• Residenza e paese di cittadinanza
• Fotografia
• Firma
• Registrazioni video
• Registrazioni audio (come consentito dalla legge e solo in giurisdizioni specifiche)
• Informazioni provenienti da documenti di identificazione, verifica o idoneità
• Informazioni su transazioni e relazioni, inclusi elementi che rivelano modelli di test candidati, posizioni dei test, risultati dei test e informazioni su come vengono utilizzati i siti Web e le applicazioni Prometric.

Inoltre, Prometric può trattare categorie speciali di Dati personali, come consentito dalla Legge applicabile, che possono includere:

• Dati biometrici (immagini e modelli di impronte digitali, immagini e modelli del volto)
• Informazioni sanitarie o dati medici relativi alle richieste dei candidati al test per gli alloggi per il test
• Razza o etnia, come consentito dalla legge applicabile

2. Come raccogliamo i tuoi dati personali?

Nella maggior parte dei casi Prometric raccoglie tali Dati Personali direttamente dal singolo interessato.

Tuttavia, in altri casi potremmo ricevere informazioni dagli sponsor dei test o da fornitori di dati di terze parti per aiutarci a comprendere meglio i nostri clienti. Quando un candidato visita il sito Web di Prometric, si registra o sostiene un esame, utilizza le nostre applicazioni o ci contatta, raccogliamo anche informazioni sulle transazioni ai fini del servizio clienti.

Tutti i dati personali raccolti da Prometric tramite le nostre applicazioni mobili sono protetti ed elaborati secondo i termini della presente Informativa. Offriamo inoltre notifiche automatiche ("push") solo a coloro che scelgono di ricevere tali notifiche da noi. Nessun individuo è tenuto a fornire informazioni sulla posizione a Prometric o ad abilitare le notifiche push per utilizzare una qualsiasi delle nostre applicazioni mobili.

Raccolta di dati biometrici

Il sistema di check-in abilitato biometrico e la piattaforma di supervisione remota di Prometric (nota come ProProctor) sono progettati per migliorare la sicurezza e l'integrità del processo di test in modo da proteggere la privacy del candidato al test confermando al contempo l'identità del candidato al test. Queste tecnologie vengono utilizzate per scopi di verifica dell'identità, per rilevare e prevenire frodi e false dichiarazioni, per mantenere l'integrità del processo di test e migliorare la sicurezza dei centri di test e degli esami supervisionati a distanza.

3. Perché raccogliamo i tuoi dati personali?

Per conto dei nostri sponsor dei test, Prometric raccoglie i tuoi dati personali allo scopo di:

• Programmazione esami di prova
• Verifica dell'identità
• Gestione test e pagamenti
• Gestione delle richieste di servizio al cliente
• Individuazione e prevenzione di frodi e false dichiarazioni da parte di candidati non autorizzati
• Condurre analisi dei dati per mantenere l'integrità del processo di test
• Riportare i risultati del test al candidato e allo sponsor del test
• Conduzione di attività di marketing, soggette alla legge applicabile

Per i fornitori e altre terze parti, Prometric raccoglie i tuoi dati personali per i seguenti scopi:

• Gestione e amministrazione dei fornitori
• Elaborazione delle fatture
• Due diligence conoscitiva del tuo fornitore e altri requisiti legali

4. Quali sono le basi giuridiche del trattamento dei tuoi Dati Personali?

I Dati Personali sono generalmente raccolti e trattati secondo le seguenti basi giuridiche:

• Il tuo consenso per la raccolta e il trattamento di categorie particolari di Dati Personali.
• Il tuo consenso se richiesto dalla Legge Applicabile per i trasferimenti transfrontalieri di dati.
• L'esecuzione di un contratto che include la registrazione e la programmazione di un test, la gestione del test, la prevenzione delle frodi e l'elaborazione dei risultati.
• Per scopi aziendali legittimi come l'elaborazione delle fatture e la gestione dei conti finanziari, scopi di backup per facilitare la continuità aziendale, gestione dei centri di test, pianificazione aziendale, gestione dei contratti, miglioramento dei servizi di test forniti ai nostri clienti, proposta di servizi e prodotti correlati ai candidati al test esistenti, sito web amministrazione, adempimento, analisi, sicurezza e prevenzione delle frodi, governance aziendale, pianificazione del ripristino di emergenza, audit e reporting
• Rispetto di eventuali obblighi legali o regolamentari.

5. Divulgazione dei dati personali

I dati personali possono essere condivisi con altre affiliate della Società, agenzie governative o terze parti per motivi commerciali legittimi relativi ai servizi forniti o come altrimenti consentito o richiesto dalla legge applicabile.

La Società può condividere i Dati Personali:

• All'interno del nostro gruppo come filiali
• Con i nostri affiliati e centri test autorizzati
• Con partner commerciali come sponsor di test e fornitori di servizi per facilitare le richieste e migliorare i nostri servizi
• Con le autorità governative e le autorità pubbliche quando necessario o richiesto dall'autorità

I dati biometrici possono essere comunicati a terzi solo:

• Per un'indagine relativa a presunta cattiva condotta esclusivamente ai fini di un'indagine su imbrogli, test non autorizzati o altra cattiva condotta del candidato al test.
• In relazione a richieste legittime da parte di agenzie normative, legali o governative con giurisdizione e/o autorità per effettuare tali richieste.

Eseguiamo contratti come richiesto dalla Legge Applicabile con le nostre terze parti per garantire che i Dati Personali siano trattati in conformità con la presente Politica e qualsiasi altra misura di riservatezza e sicurezza adeguata.

6. Come conserviamo i tuoi dati personali?

A seconda della natura del tuo rapporto con Prometric e della Legge applicabile, archiviamo i tuoi dati personali nella nostra infrastruttura cloud Oracle sicura con server situati ad Ashburn, Virginia, Stati Uniti.

Prometric segue un programma completo di gestione dei documenti e il relativo programma di conservazione a cui aderisce ai fini della conservazione, archiviazione e distruzione di tutti i documenti creati nel corso della propria attività, compresi quelli contenenti dati personali. Utilizziamo inoltre una strategia di gestione dei dati che separa i dati in base a server dati localizzati a livello regionale.

Fatta salva la Normativa Applicabile, la nostra Società conserverà i tuoi Dati Personali per tutta la durata del Trattamento, per il periodo minore di:

• cinque (5) anni dalla data dell'ultimo tagliando, test o valutazione; O
• la scadenza dello scopo per il quale i Dati Personali sono stati raccolti; O
• le leggi della giurisdizione applicabile in cui sono stati raccolti i dati personali.

Prometric non conserverà i Dati Personali più a lungo del necessario per le finalità sopra menzionate. Tuttavia, Prometric può conservare i Dati personali più a lungo se necessario per conformarsi alla Legge applicabile o se necessario per proteggere o esercitare i propri diritti.

Archiviazione dei dati biometrici

Tutti i dati biometrici raccolti nei centri di test basati su computer vengono trasferiti e archiviati in modo sicuro all'interno del data center protetto di Prometric nell'Unione Europea e vengono conservati secondo la legge applicabile nella giurisdizione in cui sono stati raccolti. I dati biometrici vengono archiviati e protetti in Microsoft Azure per un periodo di trenta (30) giorni.

7. Trasferimenti di dati personali

In alcuni casi, il ricorso a soggetti terzi potrebbe comportare il trasferimento dei Dati Personali verso altri Paesi. I nostri processi aziendali richiedono spesso il trasferimento di dati personali tra la Società e le sue entità affiliate a livello internazionale.

Se i Dati personali vengono trattati all'interno dell'UE/SEE e nel caso in cui i Dati personali vengano divulgati a terzi o in un Paese che non si ritiene fornisca un livello di protezione sufficiente secondo la Legge applicabile, la Società garantirà:

• L’implementazione delle clausole contrattuali standard eventualmente approvate dalla Commissione Europea;
• L'adozione di adeguate garanzie organizzative, tecniche e legali per disciplinare detto trasferimento e per garantire il livello di protezione necessario e adeguato ai sensi della Legge Applicabile.
• Se necessario, valuterà le circostanze del trasferimento e la legislazione del paese terzo e, se necessario, completerà una valutazione d'impatto del trasferimento dei dati per determinare se è necessaria l'attuazione di misure supplementari.

Per i Dati personali non trattati all'interno dell'UE/SEE e nel caso in cui i Dati personali vengano divulgati a terzi situati al di fuori della giurisdizione dell'interessato, la Società garantirà che siano messe in atto le necessarie garanzie per proteggere i Dati personali implementando meccanismi legali adeguati tra cui, a seconda dei casi, clausole contrattuali tipo e/o ottenimento del consenso adeguato da parte degli interessati. Tali meccanismi possono differire a seconda del Paese e della relativa Legge Applicabile.

8. Quali sono i tuoi diritti?

A seconda della giurisdizione e della legge applicabile, potresti avere i seguenti diritti relativi ai tuoi dati personali:

• Diritto di accesso
• Diritto di rettifica
• Diritto alla cancellazione
• Diritto di limitazione del trattamento
• Diritto di opposizione al trattamento
• Diritto alla portabilità dei dati

• Diritto di decidere come utilizzare i tuoi dati personali postumi

L'esercizio di tali diritti è soggetto alle limitazioni previste dalla Normativa Applicabile e dalle relative indicazioni delle Autorità di Vigilanza.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato potrà rivolgersi alla Società come descritto nella sezione “Come contattarci”. Potremmo chiedere una prova di identità per rispondere alla richiesta. Se non possiamo soddisfare la tua richiesta (rifiuto o limitazione), giustificheremo la nostra decisione per iscritto.

Diritti sulla privacy della California

La sezione 1798 del Codice civile della California consente ai residenti della California di chiedere alle aziende con cui hanno un rapporto commerciale stabilito di fornire determinate informazioni sulla condivisione dei dati personali da parte delle aziende con terze parti per scopi di marketing diretto. Prometric non condivide i dati personali dei consumatori della California con terze parti per scopi di marketing senza consenso. Se sei un candidato al test, Prometric fornirà i tuoi dati personali allo sponsor del test, che potrà utilizzare le informazioni in conformità con le proprie politiche sulla privacy.

9. Come proteggiamo i tuoi dati personali?

Prometric implementa una serie di misure di sicurezza, quali garanzie tecniche, fisiche e amministrative al fine di proteggere tutti i dati personali da incidenti di sicurezza o divulgazione non autorizzata e, più in generale, da una violazione dei dati personali. Queste misure di sicurezza sono riconosciute come standard di sicurezza adeguati nel settore e comprendono, tra l'altro, controlli di accesso, password, crittografia, limiti temporali rigorosi per la cancellazione, meccanismi di registrazione e valutazioni periodiche della sicurezza.

In caso di violazione dei dati personali che abbia un potenziale impatto sui tuoi dati personali, Prometric segue il suo piano di risposta agli incidenti e adotterà tempestivamente le azioni appropriate per mitigare i rischi per gli interessati. Tali misure possono includere la notifica all'Autorità di Controllo appropriata e agli interessati interessati, fornendo al contempo i dettagli rilevanti dell'incidente e le misure di mitigazione come potrebbero essere imposte dalla Legge Applicabile (ad esempio GDPR o PIPL).

Il programma di sicurezza delle informazioni di Prometric viene rivisto più volte all'anno da più organizzazioni di terze parti per garantire che soddisfi o superi i parametri di riferimento più elevati disponibili per la sicurezza, la privacy e la protezione dei dati. Inoltre, i dipendenti e i collaboratori esterni sono tenuti a segnalare tempestivamente qualsiasi caso noto o sospetto di uso improprio, perdita o accesso non autorizzato.

10. Trattamento dei dati personali ai sensi della legge sulla protezione delle informazioni personali della Repubblica popolare cinese ("PIPL")

Questa sezione si applica quando i Dati personali si trovano entro i confini della Repubblica popolare cinese (RPC) o quando i Dati personali vengono elaborati da una delle nostre società con sede nella RPC.

Ai sensi dell’articolo 13 del PIPL, i Dati Personali potranno essere raccolti per le seguenti finalità:

• Basato sul consenso degli individui;
• Per l'esecuzione dei contratti, per legittimi interessi commerciali;
• Per adempiere a doveri e responsabilità statutari o obblighi statutari;
• Elaborare dati disponibili al pubblico;
• Per soddisfare i requisiti legali.

Seguendo i requisiti di cui all'Articolo 23 del PIPL e i contenuti menzionati nella Sezione 4, il trasferimento e la condivisione dei tuoi Dati Personali a terzi non saranno effettuati senza (1) il tuo consenso specifico, se applicabile, o (2) per adempiere gli obblighi statutari ai sensi della legge applicabile.

Sulla base delle finalità prescritte nella presente Informativa, i Dati personali possono essere trasferiti in un paese o regione al di fuori della tua residenza per l'elaborazione. In tale momento, la Società proteggerà la sicurezza dei Dati personali in conformità con la Legge applicabile, incluso ma non limitato all'implementazione di controlli di accesso, password, standard di crittografia, limiti temporali rigorosi per i periodi di conservazione, meccanismi di registrazione e valutazioni periodiche di sicurezza.

La Società ti informerà esaurientemente del trasferimento transfrontaliero dei dati ai sensi dell’articolo 39 del PIPL prima di trasferire i tuoi Dati Personali al di fuori della RPC e otterrà il tuo consenso, comunicandoti quanto segue: il nome del destinatario in uscita, il contatto informazioni, lo scopo del Trattamento, la modalità del Trattamento, la tipologia di Dati Personali e ricordarti le modalità e le procedure con cui puoi esercitare i tuoi diritti ai sensi del PIPL. Per farlo richiederemo il tuo consenso esplicito e separato.

Se necessario, la Società effettuerà una valutazione del rischio di trasferimento transfrontaliero dei dati in conformità con la Legge Applicabile se i Dati Personali vengono trasferiti al di fuori della RPC.

Ai sensi del PIPL, per Dati Personali Sensibili si intendono quei Dati Personali che, una volta divulgati o utilizzati illegalmente, potrebbero facilmente arrecare lesione alla dignità delle persone fisiche, grave pregiudizio alla sicurezza personale o patrimoniale, comprese le informazioni sulle caratteristiche biometriche, le convinzioni religiose, gli status appositamente designati , salute medica, conti finanziari, localizzazione individuale, ecc., nonché i dati personali di minori di 14 anni.

In linea con il PIPL e come dettagliato nella Sezione 2, il trattamento dei Dati Personali Sensibili è soggetto al consenso separato dell'individuo ed è condotto per uno scopo aziendale specifico.

Prometric non raccoglierà dati personali da minori di età inferiore a 14 anni senza il consenso separato del genitore o di altro tutore. Utilizzeremo o divulgheremo i dati personali di un bambino solo nella misura consentita dalla legge, in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, per ottenere il consenso dei genitori o per proteggere un bambino.

In caso di violazione dei dati personali, Prometric si assumerà la responsabilità civile nei confronti dell'interessato se viola i diritti dei dati personali dell'interessato, fatte salve le responsabilità amministrative, penali o altre responsabilità legali che saranno assunte dal Titolare del trattamento ai sensi il PIPL.

11. Modifiche all'Informativa sulla privacy

La Società potrebbe dover aggiornare la propria Politica per conformarsi a pratiche sulla privacy nuove o diverse. Una versione aggiornata della presente policy sarà resa disponibile tramite apposito canale e si applicherà ai dati raccolti successivamente alla sua entrata in vigore.

12. Come contattarci

Per qualsiasi domanda, commento o dubbio sulla presente Informativa o per esercitare i diritti alla privacy consentiti dalla legge applicabile relativa ai dati personali, contattare il nostro responsabile della protezione dei dati al seguente indirizzo: joseph.srouji@contractor.prometric.com

Puoi anche inviare una richiesta relativa ai tuoi dati personali facendo clic sul seguente collegamento e completando tutti i campi richiesti nel modulo: Richieste di dati personali

Puoi anche contattarci via mail a:

Responsabile del programma Prometric Privacy
Prometric LLC, 1501 South Clinton Street
Baltimora, Maryland 21224 Stati Uniti

Dopo aver esaurito il processo di reclamo interno di Prometric, se un candidato all'esame non è soddisfatto della risoluzione, può presentare un reclamo al Better Business Bureau of Greater Maryland ("BBB"), un fornitore di risoluzione alternativa delle controversie con sede negli Stati Uniti.

Sito web BBB: http://www.bbb.org/greater-maryland/

Telefono BBB: 410-347-3990

Fax BBB: 410-347-3936

Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo direttamente all'Autorità di Controllo competente nella loro giurisdizione di riferimento o possono intraprendere azioni legali ai sensi della Legge Applicabile.