Fond
Y Chofyns Vaen yn Vyrginia (y Chofyns) yn gwasanaethu'r cyhoedd trwy reoleiddio, trwyddedu, a ymchwilio i gwmnïau yswiriant, asiantaethau, a chynrychiolwyr. Eu cenhadaeth yw sicrhau bod pob Vyrginiad yn cael mynediad at yswiriant dibynadwy, a bod pob endid a phroffesiynol yswiriant yn cynnal eu busnes yn unol â chyfraith Vyrginia.
Yn gynnar yn 2020, dewisodd y Chofyns Prometric i fod yn bartner dosbarthu cenedlaethol newydd ar gyfer llu o awdurdodau. Ar ôl mwy na 10 mlynedd gyda'u darparu cynnwys arholiadau a dosbarthu presennol, roedd mudo data'r Chofyns, datblygu rheolau busnes, sefydlu cynnwys arholi, a chyhoeddi arholiadau i gyd yn y cyrhaeddiad ar gyfer y gweithredu. Yn ychwanegol, y pwyslais ar adeiladu perthynas gref gyda'r Chofyns, ynghyd â phrofiad eang Prometric a phrosesau sefydledig a amlinellwyd yn ein chwaraeon gweithredu eiddo, a ystyriwyd yn sylfaenol i sicrhau proses rheoli newid llwyddiannus.
Situasiwn
Yn Mawrth 2020, cycoedodd camau cynnar gweithredu rhaglen y Chofyns gyda dechrau pandemig COVID-19—gan arwain at newid y broses weithredu wyneb yn wyneb i un o bell. Er oedd arweinyddion allweddol gweithredu a rheoli cyfrif Prometric yn gallu cwrdd â rhanddeiliaid allweddol Yswiriant Vyrginia yn bersonol cyn y pandemig byd-eang, a helpu i sefydlu seiliau perthynas gadarnhaol, roedd yn hanfodol na fyddai colli rhyngweithio wyneb yn wyneb yn rhwystro sicrhau partneriaeth barhaus a chydweithredol. Yn ogystal â stopio pob teithio busnes, gorfododd dechrau'r pandemig Prometric i wneud y penderfyniad anodd ond angenrheidiol i gau ei rwydwaith canolfannau prawf byd-eang dros dro, i gyfyngu ar y risg o ledaenu'r coronafirws newydd. Cafodd hyn ei greu’n ansicrwydd ynglŷn â ph’un ai byddai rhaglen arholi'r Chofyns yn gallu mynd yn fyw gyda phrofion yn y ganolfan erbyn y dyddiad contract gwreiddiol, 1 Mehefin 2020. Yn ychwanegol, gyda'r darparwr presennol y Chofyns hefyd yn methu â chynnal dosbarthiadau arholi yn y ganolfan yn ystod y cyfnod hwn, daeth yr angen i weithredu'n gyflym i osgoi ôl-nodwyr mwy i'r amlwg.
Strategaeth
Er mwyn sicrhau newid llwyddiannus a pharhad o arwyddo'r contract i weithredu rhaglen arholi Yswiriant Vyrginia, cynhaliodd Prometric gyfarfodydd cychwyn i hwyluso cyflwyniadau gyda rheolwr gweithredu Prometric a thîm cyfrif profiadol Yswiriant Vyrginia, sy’n cynnig cymorth strategol a gweithredol allweddol; cerdded trwy'r ffordd gweithredu a gofynion y contract; sefydlu cadence a fformat ar gyfer cyfarfodydd prosiect, gan gynnwys tasgau mawr i'w cwblhau, dyddiadau, a pherchennog; a deall yn well prosesau cwsmeriaid cyfredol a'r rhaglen. Unwaith na allai cyfarfodydd prosiect gael eu cynnal yn bersonol, defnyddiodd y Chofyns a Prometric Microsoft Teams a fideo i gynnal cysylltiadau rhithwir parhaus, a gynhelid y amserlen ar y llwybr a helpu i adeiladu ar seiliau'r partneriaeth.
Er mwyn gweithredu rhan cynnwys arholiadau rhaglen y Chofyns, cynhaliodd y rheolwr gweithredu a'r tîm cyfrif gyfarfodydd gyda thimau datblygu a chyhoeddi profion Prometric i gyflwyno cais am gyfnod yn seiliedig ar nifer yr arholiadau a dyddiad cyntaf yr arholiad, a chreu dogfen gofynion prawf gyda'r Chofyns am eu cynnwys a phwyntiau nad ydynt yn cynnwys. Oherwydd y pandemig, canslwyd y gweithdy adolygu arholiadau yn bersonol, gan arwain at oedi o ddwy wythnos wrth i sesiynau rhithwir gael eu cynllunio a phartïon gael eu hysbysu i gydymffurfio â'r amserlenni cyhoeddi a'r dyddiadau go-live a addawyd. O safbwynt darparu profion, bu Prometric a'r Chofyns yn gweithio gyda'i gilydd i ddeall llif a phrofiad ymgeiswyr i sefydlu cofrestriad a threfniadau, creu'r holl gyfathrebiadau mewnol a chanddio i randdeiliaid a ymgeiswyr, a sefydlu galluoedd adrodd hunanwasanaeth.
Gyda'r ansicrwydd ynglŷn â phryd y gallai canolfannau prawf Prometric ailagor a chydnabod yr effaith y byddai digwyddiadau annisgwyl y misoedd diwethaf yn ei chael ar allu ymgeiswyr i gymryd arholiadau a dilyn gyrfa yn y diwydiant yswiriant, gweithredodd Prometric a'r Chofyns yn gyflym i gynnwys hefyd ProProctor™, datrysiad gorfodi pell Prometric, yn y gwasanaethau a gynhelid ar gyfer y rhaglen. Cafodd y gwelliant hwn i'w datrysiad dosbarthu, sy'n defnyddio'r un datrysiad meddalwedd â phrofion yn y ganolfan i ddarparu'r un profiad defnyddiwr i'r holl ymgeiswyr ar draws y cylch bywyd profion, heb effeithio ar y amserlen wreiddiol y gweithredu nac heb gost ychwanegol i'r Chofyns nac i ymgeiswyr trwydded yswiriant Vyrginia.
Cyn diwrnod cyntaf yr arholiad, bu Prometric yn gweithio gyda'r Chofyns i fonitro cofrestru ymgeiswyr, gan gynnwys pa ganolfannau prawf oedd yn gallu dychwelyd i weithredu yn ystod y pandemig; faint o ymgeiswyr oedd wedi'u trefnu ar gyfer profion yn y ganolfan o gymharu â gwerthusiad pell; a phob mater neu bryder trefnu ymgeiswyr. Nododd Prometric hefyd seddi ychwanegol dros amser i ychwanegu at y marchnadoedd lle gallai ymgeiswyr trwydded yswiriant brofi—gan ddarparu mynediad gwell at brofion.
Canlyniad
Bu Prometric a'r Chofyns yn gallu gweithio gyda'i gilydd i weithredu eu rhaglen yn llwyddiannus a lansio eu diwrnod cyntaf o arholi ar amser ar gyfer dosbarthiadau yn y ganolfan a dosbarthiadau pell. Fel rhan o arferion gorau Prometric ar gyfer gweithredu diwrnod cyntaf yr arholiad, monitrodd canolfan gyfarwyddyd Prometric weithrediadau profion i sicrhau bod popeth yn mynd yn esmwyth. Yn ogystal, casglodd timau gweithredu a chyfrif Prometric ganlyniadau ymgeiswyr a data ystadegau profion o weithdrefnau adrodd a gytunwyd ymlaen llaw ar gyfer adolygiad y Chofyns.
“Roedd y berthynas a adeiladodd y Chofyns gyda Prometric dros y misoedd diwethaf wedi'i seilio ar dryloywder llwyr a pharodrwydd i weithio trwy unrhyw heriau neu gyfleoedd a gynhelid yn ystod y gweithredu. Cafodd y hyder hwn ei alluogi i ddeialogau a helpu i ni fynd trwy rwystrau a grëwyd gan y pandemig i gyflawni pob cyflwyniad a'r dyddiad go-live a addawyd, gan sicrhau y gallai proffesiynolion trwyddedig yn y Commonwealth barhau i fodloni anghenion yswiriant eu cwsmeriaid.”
Richard Tozer, Rheolwr Trwyddedu Cynrychiolwyr, Chofyns Vaen yn Vyrginia
Dooan Success Story