Fortrolighedspolitik

Prometrics privatlivspolitik

Sidste opdatering: september 2023

Generel information

Prometric LLC er et selskab med begrænset ansvar i Delaware, USA, med hovedforretningssted på 1501 South Clinton Street, Baltimore, Maryland 21224 USA (herefter "Virksomhed", "os" eller "vi"). Prometric kan fungere som dataansvarlig eller databehandler afhængigt af dets forhold til den registrerede.

Denne privatlivspolitik ("Politik") er udarbejdet og implementeret i overensstemmelse med de principper, der er angivet heri, for at beskrive vores praksis vedrørende indsamling og behandling af personlige data om testkandidater, klienter, kontrahenter og partnere. Prometric lægger særlig vægt på respekten for privatlivets fred og personlige data og er forpligtet til at overholde denne politik og i overensstemmelse med gældende lov.

Virksomheden er især forpligtet til at overholde alle databeskyttelseslove, hvor virksomheden opererer, herunder:

• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Generel databeskyttelsesforordning) ("GDPR");
• California Consumer Privacy Act of 2018 ("CCPA"), som ændret af California Privacy Rights Act of 2020 ("CPPA");
• Folkerepublikken Kinas lov om beskyttelse af personlige oplysninger (“PIPL”);
• Andre relevante databeskyttelsesforskrifter, hvor virksomheden opererer.

"Gældende lov" refererer til den relevante lands databeskyttelseslovgivning eller gældende regulering vedrørende databeskyttelse.

"Persondata" betyder enhver information vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person.

"Behandling" betyder enhver operation eller et sæt af operationer, der udføres på personlige data eller på sæt af personlige data, uanset om det sker ved hjælp af automatiserede midler, såsom indsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller ændring, genfinding, konsultation, brug, offentliggørelse ved transmission, formidling eller på anden måde tilgængeliggørelse, justering eller kombination, begrænsning, sletning eller ødelæggelse.

1. Hvilke typer personoplysninger indsamler vi?

Prometric indsamler følgende personoplysninger afhængigt af dit forhold til virksomheden og gældende lovgivning:

• Kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, landespecifikt identifikationsnummer, e-mailadresse, login og adgangskodeoplysninger
• Fødselsdato
• Køn
• Detaljer om planlægning af kandidatprøver
• Testvurderingsdetaljer, herunder testkandidat-id-nummer, taget eksamener og hvornår, score relateret til disse eksamener, hvor mange gange en eksamen eller en bestemt del af eksamener er blevet taget
• CPR-numre, hvor det kræves af testsponsor for kandidater (USA)
• Betalings- og pengeinstitutoplysninger
• Bopæl og statsborgerskabsland
• Fotografi
• Underskrift
• Videooptagelser
• Lydoptagelser (som tilladt ved lov og kun i specifikke jurisdiktioner)
• Oplysninger fra identifikations-, verifikations- eller berettigelsesdokumenter
• Transaktions- og relationsoplysninger, herunder elementer, der afslører kandidattestmønstre, testplaceringer, testresultater og information om, hvordan Prometric-websteder og -applikationer bruges.

Derudover kan Prometric behandle særlige kategorier af personoplysninger, som tilladt i henhold til gældende lov, som kan omfatte:

• Biometri (fingeraftryksbilleder og skabeloner, ansigtsbilleder og skabeloner)
• Sundhedsoplysninger eller medicinske data relateret til testkandidaters anmodninger om at teste indkvartering
• Race eller etnicitet, som tilladt i henhold til gældende lov

2. Hvordan indsamler vi dine personlige data?

I de fleste tilfælde indsamler Prometric sådanne personoplysninger direkte fra den enkelte registrerede.

I andre tilfælde kan vi dog modtage information fra testsponsorer eller fra tredjeparts dataleverandører for at hjælpe os med bedre at forstå vores kunder. Når en kandidat besøger Prometrics hjemmeside, tilmelder sig eller tager en eksamen, bruger vores applikationer eller kontakter os, indsamler vi også transaktionsoplysninger til kundeserviceformål.

Alle personlige data indsamlet af Prometric via vores mobilapplikationer er beskyttet og behandlet i henhold til betingelserne i denne politik. Vi tilbyder også automatiske ("push") notifikationer kun til dem, der vælger at modtage sådanne notifikationer fra os. Ingen enkeltperson er forpligtet til at give lokalitetsoplysninger til Prometric eller aktivere push-meddelelser for at bruge nogen af vores mobilbevidste applikationer.

Indsamling af biometriske data

Biometrisk aktiveret indtjekningssystem og Prometrics fjernkontrolplatform (kendt som ProProctor) er designet til at forbedre sikkerheden og integriteten af testprocessen på en måde, der beskytter testkandidatens privatliv, samtidig med at testkandidatens identitet bekræftes. Disse teknologier bruges til identitetsbekræftelsesformål, til at opdage og forhindre svig og vildledning, for at opretholde integriteten af testprocessen og forbedre sikkerheden i testcentre og fjernkontrollerede eksamener.

3. Hvorfor indsamler vi dine personlige data?

På vegne af vores testsponsorer indsamler Prometric dine personlige data med det formål at:

• Planlægning af prøveeksamener
• Bekræftelse af identitet
• Administration af test og betalinger
• Håndtering af kundeserviceanmodninger
• Opdagelse og forebyggelse af bedrageri og vildledning fra uautoriserede kandidater
• Udførelse af dataanalyse for at opretholde integriteten af testprocessen
• Rapportering af testresultater til kandidat og testsponsor
• Udførelse af markedsføringsaktiviteter, underlagt gældende lov

For leverandører og andre tredjeparter indsamler Prometric dine personlige data til følgende formål:

• Leverandørstyring og administration
• Fakturabehandling
• Kend-din-leverandør due diligence og andre lovkrav

4. Hvad er det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger?

Personoplysninger indsamles og behandles generelt i henhold til følgende retsgrundlag:

• Dit samtykke til indsamling og behandling af særlige kategorier af personoplysninger.
• Dit samtykke, hvis det kræves af gældende lov for grænseoverskridende dataoverførsler.
• Udførelse af en kontrakt, som omfatter registrering og planlægning af en test, administration af denne test, forebyggelse af bedrageri og behandling af resultaterne.
• Til legitime forretningsformål såsom fakturabehandling og finansiel kontostyring, backup-formål for at lette forretningskontinuitet, testcenterstyring, forretningsplanlægning, kontraktstyring, forbedring af testtjenester leveret til vores kunder, foreslå relaterede tjenester og produkter til eksisterende testkandidater, hjemmeside administration, opfyldelse, analyser, sikkerhed og forebyggelse af svig, virksomhedsledelse, planlægning af genopretning efter katastrofe, revision og rapportering
• Overholdelse af eventuelle lovmæssige eller regulatoriske forpligtelser.

5. Videregivelse af personlige data

Personlige data kan blive delt med andre tilknyttede virksomheder, statslige agenturer eller tredjeparter af legitime forretningsmæssige årsager relateret til de leverede tjenester eller som på anden måde tilladt eller krævet af gældende lov.

Virksomheden kan dele personlige data:

• Inden for vores gruppe såsom datterselskaber
• Med vores tilknyttede selskaber og autoriserede testcentre
• Med forretningspartnere såsom testsponsorer og tjenesteudbydere for at lette anmodninger og forbedre vores tjenester
• Med offentlige myndigheder og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller påkrævet af myndigheden

Biometriske data må kun videregives til en tredjepart:

• For en undersøgelse relateret til påstået uredelighed udelukkende med henblik på en undersøgelse af snyd, uautoriseret testning eller anden uredelighed fra testkandidaten.
• I forhold til lovlige anmodninger fra regulatoriske, juridiske eller statslige myndigheder med jurisdiktion og/eller bemyndigelse til at fremsætte sådanne anmodninger.

Vi udfører kontrakter som krævet af gældende lov med vores tredjeparter for at sikre, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne politik og alle andre passende fortroligheds- og sikkerhedsforanstaltninger.

6. Hvordan opbevarer vi dine personlige data?

Afhængigt af arten af dit forhold til Prometric og i henhold til gældende lov gemmer vi dine personlige data i vores sikre Oracle cloud-infrastruktur med servere placeret i Ashburn, Virginia, USA.

Prometric følger et omfattende Records Management-program og tilhørende opbevaringsplan, som det overholder med henblik på opbevaring, opbevaring og destruktion af alle optegnelser, der er oprettet i løbet af virksomheden, inklusive dem, der indeholder personlige data. Vi implementerer også en datastyringsstrategi, der adskiller data baseret på regionalt placerede dataservere.

I henhold til gældende lovgivning vil vores virksomhed opbevare dine personoplysninger under behandlingens varighed, i den korteste periode af:

• fem (5) år fra datoen for sidste service, test eller vurdering; eller
• udløbet af det formål, hvortil personoplysningerne blev indsamlet; eller
• lovene i den gældende jurisdiktion, hvor personoplysningerne blev indsamlet.

Prometric opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt til ovennævnte formål. Prometric kan dog opbevare personoplysninger længere, hvis det er nødvendigt for at overholde gældende lov eller om nødvendigt for at beskytte eller udøve sine rettigheder.

Lagring af biometriske data

Alle biometriske data indsamlet i computerbaserede testcentre overføres sikkert til og opbevares sikkert i Prometrics sikre datacenter i Den Europæiske Union og opbevares i henhold til gældende lovgivning i den jurisdiktion, hvor de blev indsamlet. Biometriske data opbevares og sikres i Microsoft Azure i en periode på tredive (30) dage.

7. Overførsler af personlige data

I nogle tilfælde kan brugen af tredjeparter involvere overførsel af personlige data til andre lande. Vores forretningsprocesser kræver ofte overførsel af personoplysninger mellem virksomheden og dets tilknyttede enheder internationalt.

Hvis personoplysninger behandles inden for EU/EØS, og i tilfælde af, at personoplysninger videregives til tredjeparter eller i et land, der ikke anses for at give et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i henhold til gældende lov, vil virksomheden sikre:

• Implementering af standard kontraktklausuler, som måtte være godkendt af EU-Kommissionen;
• Vedtagelse af passende organisatoriske, tekniske og juridiske garantier for at styre den nævnte overførsel og for at sikre det nødvendige og passende niveau af beskyttelse i henhold til gældende lov.
• Hvis det er nødvendigt, evaluerer omstændighederne ved overførslen og lovgivningen i tredjelandet, og om nødvendigt gennemføre en konsekvensanalyse for dataoverførsel for at afgøre, om der er behov for at implementere supplerende foranstaltninger.

For personoplysninger, der ikke behandles inden for EU/EØS, og i tilfælde af, at personoplysninger videregives til tredjeparter beliggende uden for den registreredes jurisdiktion, vil virksomheden sikre, at nødvendige sikkerhedsforanstaltninger er på plads for at beskytte personoplysninger ved at implementere passende juridiske mekanismer, herunder, som relevant, standard kontraktklausuler og/eller indhentning af passende samtykke fra registrerede. Disse mekanismer kan variere afhængigt af landet og relevant gældende lov.

8. Hvad er dine rettigheder?

Afhængigt af jurisdiktionen og gældende lovgivning kan du have følgende rettigheder relateret til dine personlige data:

• Ret til adgang
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til at begrænse behandlingen
• Ret til at gøre indsigelse mod behandling
• Ret til dataportabilitet

• Ret til at bestemme, hvordan dine personlige data bruges posthumt

Udøvelsen af sådanne rettigheder er underlagt begrænsninger i henhold til gældende lov og relevant vejledning fra tilsynsmyndigheder.

For at udøve dine rettigheder kan den registrerede kontakte virksomheden som beskrevet i afsnittet "Sådan kontakter du os." Vi kan bede om bevis for identitet for at besvare anmodningen. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning (afslag eller begrænsning), vil vi begrunde vores beslutning skriftligt.

Californiens privatlivsrettigheder

California Civil Code Section 1798 tillader indbyggere i Californien at bede virksomheder, som de har et etableret forretningsforhold til, om at give visse oplysninger om virksomhedernes deling af personlige data med tredjeparter til direkte markedsføringsformål. Prometric deler ikke nogen personoplysninger om californiske forbrugere med tredjeparter til markedsføringsformål uden samtykke. Hvis du er en testkandidat, vil Prometric give dine personlige data til din testsponsor, som kan bruge oplysningerne i overensstemmelse med sine egne privatlivspolitikker.

9. Hvordan beskytter vi dine personlige data?

Prometric implementerer en række sikkerhedsforanstaltninger, såsom tekniske, fysiske og administrative sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte alle personlige data mod sikkerhedshændelser eller uautoriseret offentliggørelse og mere generelt mod et brud på persondatasikkerheden. Disse sikkerhedsforanstaltninger anerkendes som passende sikkerhedsstandarder i branchen og omfatter blandt andet adgangskontrol, adgangskode, kryptering, strenge tidsgrænser for sletning, logningsmekanismer og regelmæssige sikkerhedsvurderinger.

I tilfælde af et brud på persondatasikkerheden, der potentielt påvirker dine personlige data, følger Prometric sin Incident Response Plan og vil straks træffe passende foranstaltninger for at mindske risiciene for de registrerede. Sådanne foranstaltninger kan omfatte at underrette den relevante tilsynsmyndighed og de berørte registrerede, samtidig med at de relevante detaljer om hændelsen og afhjælpende foranstaltninger, som kan være påbudt i henhold til gældende lov (dvs. GDPR eller PIPL) angives.

Prometrics informationssikkerhedsprogram bliver gennemgået flere gange årligt af flere tredjepartsorganisationer for at sikre, at det opfylder eller overgår de højeste tilgængelige benchmarks for sikkerhed og databeskyttelse og beskyttelse. Derudover er medarbejdere og entreprenører forpligtet til omgående at rapportere ethvert kendt eller formodet tilfælde af misbrug, tab eller uautoriseret adgang.

10. Behandling af personoplysninger i henhold til Folkerepublikken Kinas lov om beskyttelse af personlige oplysninger ('PIPL')

Dette afsnit gælder, når personoplysninger er placeret inden for grænserne af Folkerepublikken Kina (PRC), eller når personoplysninger behandles af en af vores virksomheder beliggende i Kina.

I overensstemmelse med artikel 13 i PIPL kan personoplysninger indsamles til følgende formål:

• Baseret på en persons samtykke;
• Til opfyldelse af kontrakter, for legitime forretningsinteresser;
• At opfylde lovbestemte pligter og ansvar eller lovbestemte forpligtelser;
• At behandle offentligt tilgængelige data;
• For at opfylde lovkrav.

I overensstemmelse med kravene i artikel 23 i PIPL og indholdet nævnt i afsnit 4, vil overførsel og deling af dine personlige data til en tredjepart ikke ske uden (1) dit specifikke samtykke, hvis det er relevant, eller (2) for at opfylde de lovbestemte pligter i henhold til gældende lov.

Baseret på de formål, der er foreskrevet i denne politik, kan personoplysninger overføres til et land eller en region uden for din bopæl til behandling. På et sådant tidspunkt vil virksomheden beskytte personoplysningernes sikkerhed i overensstemmelse med gældende lov, herunder men ikke begrænset til implementering af adgangskontrol, adgangskoder, krypteringsstandarder, strenge tidsgrænser for opbevaringsperioder, logningsmekanismer og regelmæssige sikkerhedsvurderinger.

Virksomheden vil informere dig fuldt ud om den grænseoverskridende dataoverførsel i overensstemmelse med artikel 39 i PIPL før overførsel af dine personlige data uden for Kina og vil indhente dit samtykke og informere dig om følgende: navnet på den udgående modtager, kontaktpersonen oplysninger, formålet med behandlingen, behandlingsmetoden, typen af personoplysninger og minde dig om de metoder og procedurer, hvorved du kan udøve dine rettigheder i henhold til PIPL. Vi vil anmode om dit udtrykkelige og separate samtykke til at gøre dette.

Som det kan være nødvendigt, vil virksomheden udføre en grænseoverskridende dataoverførselsrisikovurdering i overensstemmelse med gældende lov, hvis persondata overføres uden for Kina.

Under PIPL defineres følsomme personoplysninger som personlige data, der, når de er blevet lækket eller ulovligt brugt, let kan skade fysiske personers værdighed alvorlig skade på personlig eller ejendomssikkerhed, herunder oplysninger om biometriske karakteristika, religiøs overbevisning, særlig udpeget status , medicinsk helbred, finansielle konti, individuel lokaliseringssporing osv., samt personoplysninger for mindreårige under 14 år.

I overensstemmelse med PIPL og som beskrevet i afsnit 2 er behandlingen af følsomme personoplysninger underlagt den enkeltes særskilte samtykke og udføres til et specifikt forretningsrelateret formål.

Prometric vil ikke indsamle personlige data fra mindreårige under 14 år uden særskilt samtykke fra forælderen eller anden værge. Vi vil kun bruge eller videregive personlige data om et barn i det omfang, det er tilladt ved lov, i henhold til gældende love og regler, for at søge forældres samtykke eller for at beskytte et barn.

I tilfælde af et brud på persondatasikkerheden skal Prometric bære civilretligt ansvar over for den registrerede, hvis den krænker rettighederne til den registreredes personoplysninger, uden at dette berører det administrative, strafferetlige eller andet juridiske ansvar, som skal påtages af den dataansvarlige i henhold til PIPL.

11. Ændringer i privatlivspolitikken

Virksomheden skal muligvis opdatere sin politik for at overholde ny eller anderledes privatlivspraksis. En opdateret version af denne politik vil blive gjort tilgængelig via en passende kanal og vil gælde for data indsamlet efter dens ikrafttrædelsesdato.

12. Sådan kontakter du os

For eventuelle forespørgsler, kommentarer eller bekymringer vedrørende denne politik eller for at udøve de privatlivsrettigheder, der er tilladt i henhold til gældende lov vedrørende personoplysninger, bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: joseph.srouji@contractor.prometric.com

Du kan også indsende en anmodning relateret til dine personlige data ved at klikke på følgende link og udfylde alle de påkrævede felter i formularen: Persondataanmodninger

Du kan også kontakte os via mail på:

Prometric Privacy Program Manager
Prometric LLC, 1501 South Clinton Street
Baltimore, Maryland 21224 USA

Efter at have udtømt Prometrics interne klageproces, hvis en eksamenskandidat ikke er tilfreds med løsningen, kan han eller hun indgive en klage til Better Business Bureau of Greater Maryland ("BBB"), en alternativ tvistbilæggelsesudbyder baseret i USA.

BBB-websted: http://www.bbb.org/greater-maryland/

BBB Telefon: 410-347-3990

BBB Fax: 410-347-3936

Registrerede har også ret til at indgive en klage direkte til den kompetente tilsynsmyndighed i deres relevante jurisdiktion eller kan tage retslige skridt i henhold til gældende lov.